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Lo que hemos aprendido en un año de RGPD: la privacidad importa

De la desidia del dato a la catarsis colectiva

25 de mayo de 2018: ni un solo asesor de este país (y seguramente del resto de los países de la Unión Europea) durmió tranquilo. Es más, probablemente ni durmió. Aquello parecía una carrera contra reloj. Parecía que el filo de la guillotina sancionadora caería ese mismo día y el que no estuviera adaptado ardería en los infiernos de las autoridades de control…

Lo curioso fue que aquellos a los que la privacidad no les había importado hasta la fecha, fueron los que más prisa metieron a sus asesores para “adaptarse”.

Acciones masivas de petición de consentimiento (alguna innecesarias) enviadas el 24 de mayo por la noche, cláusulas informativas, contratos, registros de actividades de tratamiento, análisis de riesgos, políticas, procedimientos de brechas y derechos…

Y llegó el día 26, el 27…. Y no pasó nada… Ya lo sabíamos.

Bueno sí paso, pasó que por fin la privacidad importa. Y sólo por eso ha merecido la pena.
Hemos ganado en transparencia: ahora nos informan mejor y más claro (algunos se pasan y han convertido pequeños textos en verdaderos tratados de privacidad.
Hemos ganado en buenas prácticas :nos piden el consentimiento para todo, incluso cuando el consentimiento no es necesario…
El cumplimiento es un poquito más real que antes: ya no hablamos de carpetas y modelos cubiertos de polvo (físico o virtual pues pocas carpetas físicas se ven ahora). Ahora se trata de hacer las cosas bien, de que los datos se respeten, se conserven adecuadamente, se informe bien, se atiendan los derechos. No sólo que conste en algún documento…

Por fin la protección de datos ha trascendido el departamento legal o de informática de las empresas y se ha convertido en cosa de todos. Hemos ganado las personas.

Y más allá de las obligaciones establecidas en el RGPD y posteriormente en la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y de garantía de derechos digitales, las empresas han tomado conciencia que los datos personales hay que protegerlos porque protegen derechos fundamentales: porque en un mundo tan hiperconectado, tan expuesto a través de Internet y redes sociales, donde nuestros datos se cruzan y hasta nuestro banco o Facebook sabe más de nuestros gustos que nosotros mismos… las personas seguimos teniendo nuestro reducto de intimidad que merece y debe ser protegido.

El RGPD también ha servido para concienciar a las personas de que una vez que difundan sus datos, a veces es difícil controlarlos, pero no imposible pues existen derechos. Y estos derechos tienen que ser satisfechos por aquellos que tienen nuestros datos.
No obstante, no cantemos victoria. Somos como somos y muchos hicieron los deberes y se han relajado. Y no, toca estar encima, revisar, controlar, auditar, mejorar.

No hay procedimiento de cumplimiento normativo que se precie que sea estático. Es más, es preferible ir poco a poco. La responsabilidad proactiva nos exige estar encima: no sirve hacer dieta un mes: hay que llevar una alimentación saludable. Los resultados a lo mejor no son inmediatos pero a largo plazo es infinitamente mejor.

Por eso, un año después debemos reflexionar:

1.- ¿Nos sigue importando la privacidad o nos lo tomamos como un trámite que había que cumplir? ¿Fue la dieta del bikini o un plan a largo plazo de cumplimiento real? El propio RGPd exige revisión y mejora continua así que más importante que haber corrido en el 2018 es seguir alerta, revisando y actualizando los tratamientos de datos.

2.- ¿Seguimos concienciando a nuestro personal de forma periódica? Una charla se olvida. Además, siempre hay aspectos de seguridad, de organización o de negocio que afectan a los datos personales sobre los que merece la pena insistir.

3.- ¿Hemos revisado cómo lo estamos haciendo? Un año después es buen momento. Aunque el RGPD ya no establece una periodicidad concreta en las auditorías, todos los sistemas de gestión de la seguridad de la información establecen controles anuales, mejor externos aunque lo importante es la revisión.

4.- ¿Estamos documentando la respuesta a la petición de derechos? Los derechos de las personas son importantes y garantizar su atención, prioritario.

5.- Tal vez es momento de actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento. Muchas empresas se basaron en los ficheros que históricamente tenían declarados ante la Agencia Española de Protección de Datos pero probablemente se pueda “profundizar” un poco más. La responsabilidad proactiva también exige reflexionar sobre esto.

6.- ¿Tenemos los mismos riesgos que el año pasado? También tenemos que actualizar el análisis de riesgos pues es posible que los de cumplimiento hayan disminuido pero existan otros nuevos. O incluso que podamos actualizar la valoración.

7.- ¿Hemos tenido alguna brecha de seguridad? En caso afirmativo ¿ha funcionado el procedimiento que establecimos? Si no hemos tenido brechas ¿estamos documentando las incidencias?

8.- ¿Existen tratamientos de datos personales nuevos? En caso afirmativo, ¿se informa desde la recogida y si procede, se solicita el consentimiento explícito? Según el tipo de datos y sus circunstancias, tal vez es necesario realizar una Evaluación de Impacto.

9.- ¿Se han firmado contratos con todos los proveedores con acceso a datos? Aunque si existían antes existe una moratoria hasta 2022, conviene que dichos contratos se actualicen al RGPD y sobre todo, en aquellos proveedores tecnológicos, que especifiquen las medidas de seguridad que van a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos a los que tendrán acceso por el servicio prestado.

10.- En definitiva, ¿nos sentimos cómodos con el sistema de gestión de la privacidad que hemos establecido? A lo mejor tenemos que hacer algunos cambios, actualizar responsabilidades, etc. Nada es inamovible. Lo importante es que…

#laprivacidadimporta

 

Mayo de 2019
Paz Martin
#losdetallesimportan

Canales de denuncias internas y denuncias anónimas en la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos

En muchas empresas todavía choca la necesidad de contar con un canal de denuncias a través del cual los empleados, e incluso clientes y proveedores, puedan denunciar conductas contrarias a las leyes y a los códigos éticos.

La Ley Orgánica 3/2018 de 5 diciembre de Protección de Datos Personales y de garantía de derechos digitales (LOPDGDD) ha abordado específicamente este tema en lo que a los datos personales se refiere.

Estos canales de denuncias (pido perdón a aquellos que ya conozcan el porqué) son parte de los sistemas de cumplimiento normativo implantados a raíz de la modificación del Código Penal del 2015 (artículo 31 bis). En dicha modificación y con respecto a la posible responsabilidad penal de las personas jurídicas (sí las empresas también pueden ser responsables penalmente), sólo la implantación de un plan de prevención de riesgos penales y cumplimiento normativo  eficaz (modelos de organización y gestión según el texto del propio artículo) eximiría a la persona jurídica de la responsabilidad derivada de los delitos cometidos por sus trabajadores en su nombre. Esto es lo que se conoce como «compliance«.

Estos planes de prevención de riesgos penales (muy arraigados en el mundo anglosajón desde hace tiempo, pero muy recientes en nuestro sistema jurídico) incluyen canales de denuncias. Estos canales facilitan la puesta en conocimiento de la propia entidad si alguien comete un delito (u otra violación normativa o de código ético) con todas las garantías de confidencialidad y sin miedo a represalias.
Es decir, que si en mi empresa me entero que el Director Financiero está metiendo la mano en la “saca” pueda comunicarlo sin miedo al despido. ¿Fácil verdad?

Siendo como somos latinos y con una cultura del chivatazo vista como algo negativo, los canales de denuncias no suelen recibir muchas denuncias. Cuando se trata de cosas “graves” los empleados suelen temer por sus represalias y es comprensible que prime el interés personal en conservar el empleo o la tranquilidad por encima de convertirse en el “Quijote” de la entidad.

En la mayoría de las ocasiones, “radio macuto” funciona incluso mejor, especialmente si se trata de conductas en las que el denunciante sólo pone en conocimiento de la empresa la conducta ilícita y no es “víctima” directa de la misma. Si alguien se entera de que un delito, lo suelta en un círculo de confianza y tarde o temprano la información llega donde tiene que llegar… (esto es básicamente radio macuto que carece de garantías de cómo llegue la información. Es ilustrativo acordarse del juego del “teléfono escacharrado” donde desde la primera noticia a la última, cada “informante” suele poner algo de su cosecha. Como juego es desternillante, en el ámbito empresarial, es nefasto.)

Ya en su momento el Grupo de Trabajo del artículo 29 (hoy desaparecido y sustituidas sus funciones por el Comité Europeo de Protección de Datos) emitió un informe sobre este tema y en concreto insistía en la necesidad de garantizar la confidencialidad de los datos tanto de denunciante como de denunciado y de la propia investigación. Residualmente y como último recurso, se admitía la posibilidad de que la denuncia fuera anónima cuando fuera imposible garantizar dicha confidencialidad.

Pero dicho informe del Grupo de Trabajo del artículo 29 cuyo carácter no era vinculante por los estados miembros, encontró en la Agencia Española de Protección de Datos una objeción sobre el posible anonimato, considerándolo contrario a la propia normativa. Existe un informe específico del año 2007 que ilustra esta afirmación.

Ahora bien, puesto que las cosas han seguido evolucionando, el RGPD ha irrumpido en nuestras vidas con energía y más que nunca se han homogeneizado los criterios, en la nueva Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de protección de datos personales y de garantía de los derechos digitales ya se contempla expresamente la denuncia anónima. En particular en el artículo 24 que dice:

“será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable.

Con lo cual, la restricción del anonimato desaparece.

En la práctica y tal y como están configurados la mayoría de los canales (direcciones de email, plataformas externas, etc) es prácticamente imposible denunciar de forma anónima, pues el origen del email siempre podría averiguarse. No obstante, a veces es la única forma de tomar conocimiento de delitos graves de los que un trabajador es conocedor porque trabaja en esa área específica en la que el delito se ha cometido.

El artículo 24 citado también contiene otras novedades, entre otras la constatación a través de la Ley Orgánica de:

  • Su licitud.
  • Del carácter restringido de la información que obre en el canal de denuncias (limitado a la propia investigación y control interno).
  • La obligación de garantizar la confidencialidad de la identidad de denunciantes y también de denunciados (cuidado con las denuncias falsas que pueden arruinar la reputación de una persona o crear falsos bulos).
  • La conservación durante el tiempo imprescindible y en general tres meses desde que se denuncia salvo que dichos datos sean necesarios para evidenciar el buen funcionamiento del propio canal de denuncias.
  • La posible anonimización de las denuncias no tramitadas sin que sea necesario el previo “bloqueo” establecido en la LOPDGDD como paso previo a la destrucción de los datos.

De lo que se trata en definitiva es

a) Que el canal de denuncias garantice la confidencialidad y permita la denuncia anónima.
b) Que en el canal de denuncias no se conserven datos personales más tiempo del imprescindibles (tres meses).
c) Que los registros antiguos se pueden anonimizar.
d) Y si es necesario guardar los datos porque se ha puesto en marcha una investigación, no deberían conservarse en el propio canal sino en aquél entorno donde se esté llevando a cabo la investigación.

Y por supuesto, el canal de denuncias tendrá que estar recogido como «actividad de tratamiento» en el propio registro de actividades de tratamiento de la entidad.

El compromiso con el cumplimiento normativo es un paso más que las empresas han adoptado no sólo para «eximirse» o mitigar su responsabilidad frente a una posible sanción, sino dentro de un marco de ética y de responsabilidad social a través de los cuáles, entre todos, podemos construir una sociedad mejor.

Paz Martín

#losdetallesimportan

26 de abril de 2019

La nueva ley de secretos empresariales y la protección de datos ¿algo en común?

Hoy 21 de febrero se ha publicado la Ley 1/2019 de Secretos empresariales.

Esta Ley supone la trasposición de la Directiva (UE( 2016/943 relativa a la protección de los conocimientos técnicos y la información empresarial no divulgados (secretos comerciales)contra su obtención, utilización y revelación ilicítas.

Una norma que nos hace falta y cubre un «hueco» hasta ahora regulado en acuerdos de confidencialidad y no mucho más. Cuando llegaba la hora de defender un «secreto empresarial» la vía era la competencia desleal y con dificultades.

La Ley, en sintonía con la Directiva, nos aclara conceptos:

Qué es un secreto empresarial:

Cualquier información o conocimiento, incluido el tecnológico, científico, industrial, comercial, organizativo o financiero.

Qué requisitos tiene que cumplir:

1.- Ser secreto. Parece obvio pero tiene que ser algo que no es conocido por todo el mundo ni fácilmente accesible.

2.- Tener un valor empresarial, precisamente por ser secreto.

3.- Haber sido objeto de medidas razonables por parte de su titular para mantenerlo en secreto.

Y he aquí en este tercer punto, las «medidas razonables» donde tenemos recorrido pues la ley nada dice al respecto.

En contenido de la ley desarrolla las acciones de defensa de los secretos empresariales: acciones, medidas cautelares, diligencias, cómo tratar la información en los procedimientos (lo cual no es baladí si tenemos en cuenta que en los propios procedimientos se podrían vulnerar los secretos), etc.

Sin embargo, ¿qué tendría que hacer un empresario para proteger sus secretos empresariales?

Es aquí enlazamos con nuestro tema favorito: la protección de datos.

¿Puede una base de datos personales ser un secreto empresarial? 

Que se lo pregunten a cualquier empresa. A veces el mayor valor de la empresa son sus clientes.

¿Y qué hay que hacer para considerarla secreto empresarial?

1.- Es realmente un secreto según la definición que nos da la ley?

2.- ¿tiene valor comercial?

3.- ¿Qué estamos haciendo para protegerla?

Porque si cualquiera puede acceder, copiar, extraer. Si a nadie se le ha dicho que eso es secreto, si ese conjunto de datos carece de valor etc… difícilmente podremos invocar la nueva Ley y sus acciones.

¿Y qué tiene que hacer un empresario para proteger sus secretos? ¿Cuáles son esas medidas razonables para mantener el secreto?

El Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (nuestro querido RGPD o GDPR) nos sirve de referencia así como los esquemas de seguridad de la información ya existentes.

Apuntamos algunas ideas:

  • Clasificación de la información
  • Accesos restringidos: físicos y lógicos
  • Políticas de gestión de soportes y traslado de información
  • Políticas de uso de herramientas informáticas (ojo, y de papel y otros soportes)
  • Ciberseguridad: dónde está la información, cómo está protegida, si está cifrada, qué proveedores acceden a ella, dónde están esos proveedores…
  • Acuerdos de confidencialidad donde expresamente se objetive la información protegida
  • Políticas de copias de seguridad
  • Políticas de transmisión de la información a través de redes de telecomunicaciones: establecer restricciones al envío por correo electrónico de ciertas informaciones
  • Formación del personal
  • Revisiones periódicas, controles y auditorías
  • Y en definitiva… un largo etcétera que forma parte de un plan director de seguridad de la información que toda empresa (pequeña o grande) debería tener para proteger esa información y que lo forman ese conjunto de procedimientos, medidas y controles.

Está todo inventado. Si queremos proteger la información crítica de nuestros negocios y considerarla «secreto empresarial» no podemos conformarnos con decir simplemente «esto es secreto». Debemos trabajar en su protección y herramientas existen para que sea eficaz.

¿Podemos ayudarte?

21 de febrero de 2019

Paz Martin

#losdetallesimportan

 

 

 

10 cosas que tienes que saber de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y de garantía de los derechos digitales

El 7 de diciembre de 2018 ha entrado en vigor la esperada nueva Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales.

En una primera lectura (cuyo contenido ya conocíamos en parte por los proyectos que hemos ido manejando) sobra una buena parte de la ley al remitir en muchos artículos a lo que dice el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos si bien en la exposición de motivos, se justifica por razones de coherencia.

Como sabemos el RGPD es directamente aplicable y sólo en aquellos puntos que remite al desarrollo de los estados miembros es en lo que se tenía que haber metido la Ley. No obstante, al ser redundante en muchos puntos, no molesta. Peor sería que contradijese el RGPD.

Sin ánimo de ser exhaustivos y en una primera lectura destacamos algunos puntos importantes (ojo que no están todos). En futuros posts desarrollaremos algunos artículos que consideramos lo suficientemente relevantes como para dedicarles un capítulo aparte.

Aquí nuestro decálogo:

1.- No sólo regula el derecho a la privacidad

Una de las cuestiones que más llama la atención es que además de regular el derecho fundamental a la protección de datos, se dedica un capítulo entero a los llamados derechos digitales, algo completamente novedoso y que desde luego darán que hablar en su aplicación práctica.

No obstante, esta Ley tiene una función fundamental: adaptar el ordenamiento jurídico patrio al RGPD. La mayor parte de los artículos y las disposiciones adiciones tienen este cometido.

2.- El tratamiento de datos de los menores de edad

Aquí uno de los puntos en los que el RGPD deja plena libertad a los estados miembros para que entre los 13 y los 16 años fijen la edad a partir de la cual los menores pueden dar su consentimiento sin la intervención de sus padres o tutores.

La edad fijada es de 14 años: nos quedamos como estábamos (y en el fondo lo agradecemos especialmente tras las tentativas de bajarlo a 13 en las redacciones iniciales).

3.- El tratamiento de los datos de contacto, empresarios individuales y profesionales liberales

A este tema dedicamos un post anterior. Que sí. Que sí se pueden utilizar estos datos con base al interés legítimo del responsable pero sólo para contactar con estos destinatarios como contactos de una persona jurídica o en su calidad de profesionales.

Este artículo aclara el RGPD en este punto que para el día a día de las empresas es vital. Ojo, que una cosa es el tratamiento de datos y otra es la publicidad comercial por medios electrónicos… (aquí entra en juego la LSSI. No mezclemos).

4.- Sistemas de información de denuncias internas

Otro punto interesante por cuanto tras la reforma del Código Penal en el año 2015 se “bendicen” los sistemas de prevención de riesgos penales (“compliance” para los amigos) que incluyen canales para comunicar infracciones y otras conductas. Hasta la fecha (aunque se había hecho la vista gorda) en España no se admitían las denuncias anónimas en dichos canales de denuncia internos, criterio de nuestra Agencia Española de Protección de Datos que contradecía lo que el entonces Grupo de Trabajo del Artículo 29 admitía en supuestos excepcionales en los que no se pudiera garantizar la confidencialidad.

Al tratarse de tratamientos de datos específicos, el artículo 24 los regula.

Ojo, que además establece un plazo de conservación de TRES MESES tras los cuales deben suprimirse salvo que la finalidad sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de riesgos penales. En tal caso, las denuncias a las que no se haya dado curso deberán ser anonimizadas.

5.- Otros tratamientos

Se dedican artículos específicos a los sistemas de información crediticia, los tratamientos relacionados con la realización de determinadas operaciones mercantiles, tratamientos con fines de videovigilancia, sistemas de exclusión publicitaria, tratamientos de datos en el ámbito de la función estadística pública, tratamiento de datos con fines de archivo en interés público por parte de las administraciones públicas y los tratamientos de datos relativos a infracciones y sanciones administrativas.

Iremos desarrollando estos tratamientos por las peculiaridades que presentan.

6.- El Delegado de protección de datos

El Delegado de Protección de Datos (DPD o DPO), figura creada por el Reglamento General de Protección de Datos encuentra en esta Ley algunas respuestas:

– En qué casos concretos es obligatorio designar un DPO (por ejemplo colegios profesionales, los centros docentes, entidades aseguradoras y reaseguradoras, y un largo etc que desarrolla el artículo 34.

– Si no se está obligado pero se designa se considerará como una buena práctica y en caso de procedimiento sancionador, será tenido en cuenta para minorar en su caso la posible sanción.

– Se matizan algunas funciones del Delegado de Protección de Datos como la facultad de inspeccionar los procedimientos relacionados con la ley y emitir, recomendaciones, servir de paso previo a la reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos y por supuesto servir de interlocutor con la Agencia.

7.- La obligación de bloqueo

Una novedad de esta Ley Orgánica y que no contempla el RGPD es la de bloquear los datos cuando se proceda a su rectificación o supresión. El bloqueo consiste en identificar los datos, reservar los mismos con las medidas de seguridad correspondientes para impedir su tratamiento (incluyendo la visualización) excepto para ponerlos a disposición de las Administraciones Públicas, jueces y tribunales etc y sólo durante el plazo de prescripción de las obligaciones.

Con lo cual, aunque se solicite la rectificación o la supresión de los datos, no podremos eliminarlos directamente hasta que prescriba el plazo de prescripción para cumplir con las obligaciones legales. Esos datos no se podrán utilizar por nadie.

8.- Las infracciones

Por fin tenemos un catálogo de infracciones que nos dan pistas de los incumplimientos sancionables. La lista es larga y bastante exhaustiva.

Por decirlo de una forma directa, todo lo que no se cumpla o haga bien es sancionable. Si hacemos una lectura al revés de las infracciones nos sale un catálogo de obligaciones (incluso, por qué no, un check list) que se parece bastante al listado de cumplimiento normativo publicado por la Agencia Española de Protección de Datos hace unos meses.

Las infracciones se clasifican en muy graves, graves y leves.

También se establecen unos plazos de prescripción que curiosamente se supeditan a cuantías lo cual no significa que esas cantidades se vinculen a la gravedad.

9.- Los derechos digitales

Aunque sin categoría de derechos fundamentales, el legislador ha aprovechado la coyuntura para definir los nuevos derechos de las personas en su relación con los entornos digitales: derechos como el de la desconexión, el límite en los entornos laborales, de videovigilancia, en la geolocalización, derechos de los menores, etc.

Lo verdaderamente interesante de estos derechos será cómo van a encontrar su aplicación práctica y cómo los ciudadanos podremos hacerlos valer y cumplir.

10.- Modificación de algunas normas

La nueva LOPD modifica diferentes normas que regulan tratamientos de datos específicos y que hacían referencia a la antigua LOPD (la LO 15/1999):

  • Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio del Régimen Electoral General
  • Ley Orgánica 1/1985, de 1 de julio de, del Poder Judicial
  • Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad
  • Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa
  • Ley 1/2000, de 7 de enero de Enjuiciamiento civil
  • Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades
  • Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica
  • Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo de Educación
  • Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
  • Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
  • Estatuto de los Trabajadores aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015 de 23 de octubre
  • Estatuto Básico del Empleado Público aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2015 de 30 de octubre

Este es nuestro modesto resumen en el que nos hemos dejado aspectos polémicos sobre el posible uso que los partidos políticos pueden hacer de los datos u otros interesantes como el uso de los datos con fines de investigación.

De ellos hablaremos en futuros artículos.

En estas fechas, además de los dulces navideños, que no se nos atragante la nueva legislación.

18 de diciembre de 2018

Paz Martín

#losdetallesimportan

Se publica la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales

Hoy 6 de diciembre, día en que se celebra el 40 Aniversario de la Constitución, tenemos el placer de anunciar la publicación en el BOE de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

La esperada nueva LOPD desarrolla aquellos aspectos del Reglamento General de Protección de Datos que entró en funcionamiento el pasado 25 de mayo e incorpora además nuevos derechos en el entorno digital.

6 de diciembre de 2018

LEGAL THINGS ABOGADOS imparte formación sobre el RGPD en la Cámara de Comercio de Torrelavega

Seguimos con nuestra apuesta por acercar el RGPD y la protección de datos a las empresas y profesionales explicando y «aterrizando» los conceptos para hacer posible su aplicación práctica

La nueva legislación de protección de datos –RGPD– necesita ser explicada y acercada a las empresas y profesionales que tratan datos personales.

El Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos o RGPD entró en pleno funcionamiento el pasado 25 de mayo de 2018. Todos los que manejen datos de carácter personal están obligados a cumplirlo.

LEGAL THINGS ABOGADOS ha sido invitado  como despacho especializado, a impartir formación práctica sobre el RGPD en la Cámara de Comercio de Torrelavega en colaboración con SODERCAN.

Con un importante éxito de asistencia y presentada por el Director de la Cámara, durante una mañana nuestra Directora Paz Martín ha expuesto las nuevas obligaciones, los nuevos principios y los derechos que la nueva normativa (el RGPD) conlleva.

Los asistentes han actuado de forma participativa y muy interesados por la materia y se han repasado los aspectos más importantes que afectan sobre todo a empresas y profesionales de Torrelavega:

  • La nueva cultura de la privacidad y de la protección de la información.
  • La importancia de abordar la protección de los datos desde una perspectiva global: jurídica, técnica y organizativa.
  • La necesidad de involucrar a todas las áreas de negocio que manejen datos.
  • La formación del personal.
  • El enfoque desde el riesgo en la adopción de medidas de seguridad.
  • La transparencia en la información.

Estas iniciativas ponen de manifiesto el interés de la empresa cántabra en el cumplimiento y la importancia de acercan normas de esta envergadura al día a día de las actividades de las empresas.

Exponemos el programa y recordamos a nuestros seguidores que la formación a los empleados es una obligación que cualquier sistema de seguridad de la información establece para que el cumplimiento sea real y efectivo:

1.- Introducción a la protección de datos

  • El porqué de una nueva legislación.
  • Diferencias con la normativa anterior.
  • Conceptos básicos

2.- El nuevo Reglamento General de Protección de Datos

  • Principios
  • Derechos
  • Obligaciones

3.- Las obligaciones que todo empresario tiene en materia de protección de datos

  • Registro de actividades de tratamiento
  • Cómo atender los derechos
  • Deber de Información
  • Consentimientos y bases jurídicas de los tratamientos
  • Análisis de riesgos y evaluación de impacto
  • Relaciones con terceros
  • Brechas de seguridad
  • Qué es un Delegado de Protección de Datos

4.- Herramientas y concienciación en materia de seguridad

  • Medidas de seguridad
  • Situaciones de riesgo
  • Qué hacer si…
  • Herramientas, guías y referencias

 

Septiembre de 2018

 

Se aprueban medidas urgentes para cumplir con el RGPD

El RGPD comenzó su andadura el pasado 25 de mayo pero para que se pueda aplicar plenamente, hacen faltan algunas medidas internas.

El lunes 30 de julio y con las maletas a punto para las vacaciones, el Boletín Oficial del Estado ha publicado el Real Decreto-ley 5/2018 de 27 de julio de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos, es decir el RPGD.

¿Por qué esto y ahora?

Porque el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos remite en su articulado a la legislación interna de los estados miembros para determinados aspectos -entre ellos el procedimiento sancionador- y una nueva Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) recogerá dichos aspectos.

Dicha nueva LOPD está todavía en el horno. Es decir que debiendo haber estado lista el pasado 25 de mayo (ya sabíamos que no llegaba a tiempo) se la espera al menos, para finales de año. Pero mientras tanto la vida sigue y, o aplicábamos antigua LOPD en lo no compatible con el RGPD o nos ponían un «parche» hasta la llegada de la tan ansiada nueva LOPD.

Dicho lo cual, el Real Decreto-ley reseñado recoge básicamente lo siguiente:

1.- Quién tiene competencias para inspección en materia de protección de datos
(artículos 1 y 2)

2.- Régimen sancionador en materia de protección de datos
(artículos 3 a 6)

3.- Procedimientos en caso de posible vulneración de la normativa de protección de datos
(artículos 7 a 14)

Establece igualmente una disposiciones finales entre las que destacan la Disposición transitoria segunda sobre los contratos de encargo de tratamiento (sí esos que las empresas están recibiendo de forma constante en las últimas semanas) y confirma lo que ya decía el proyecto de LOPD: RELAX (esto no lo dice pero se deduce). Los contratos de encargo de tratamiento suscritos antes del 25 de mayo de 2018 bajo el antiguo artículo 12 de la antigua LOPD, mantendrán su vigencia hasta su fecha de vencimiento y si es indefinida hasta el 25 de mayo de 2022.

Dicho lo cual, el que no haya adaptado los contratos, tiene tiempo aunque no conviene dormirse. No obstante, ahí queda y sigue diciendo el artículo que durante estos plazos cualquiera de las partes puede exigir a la otra la modificación del contrato para que se adapte al RGPD, contratos que ahora incluyen más garantías para ambas partes.

Algunas reflexiones:

Al referirse al régimen sancionador se dedica un artículo (el 6) a la prescripción de las sanciones y sorprendentemente se mantiene el baremo de multas que se aplicaba bajo la anterior LOPD aunque sin hacer referencia a su grado (leve, grave o muy grave). ¿Qué lectura podemos hacer? Pues que la Agencia Española de Protección de Datos seguirá aplicando criterios sancionadores similares a los que aplicaba hasta la fecha sólo que sin el techo de los anteriores 600.000 euros. Es una reflexión que tal vez se confirme con la nueva LOPD o no.
Mientras tanto, las infracciones «normales» (es decir las que pueden ser sancionadas con hasta 10 millones de euros) prescribirán en dos años. Y las muy graves (hasta 20 millones en tres años.

Las sanciones prescribirán de la siguiente forma:

a) Hasta 40.000 euros, en un año
b) de 40.001 a 300.000 en dos años
c) Más de 300.001, en tres años.

Ya tenemos procedimiento sancionador para ir tirando con los nuevos procedimientos que se pongan en marcha. La seguridad jurídica es importante.

Necesitamos la nueva LOPD para otras cuestiones para dejar el menor espacio a las interpretaciones sobre la vigencia de la ya obsoleta LOPD anterior.

Superado el «trauma» del 25 de mayo, todos empezamos el rodaje del RGPD. Las empresas empiezan a entender cuáles son sus obligaciones más importantes. Lo importante, que no se nos olvide: proteger los derechos de las personas y el derecho a la privacidad, que hoy en día, es uno de los que más necesitados se encuentra.

Paz Martín
31 de julio de 2018

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y los despachos de abogados. 6 de abril. ICAM

LEGAL THINGS ABOGADOS tiene el honor de participar en el evento de APROED (Abogados y ciudadanos pro Estado de Derecho) que tendrá lugar el próximo 6 de abril en el Salón de Actos del Ilustre Coelgio de Abogados de Madrid y que tiene como objetivo abordar las novedades del nuevo Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos, RGPD en los despachos de abogados. La entrada será gratuita.

Nuestra Directora Paz Martin expondrá los retos a los que se enfrentan los grandes despachos con especial atención en la figura del Delegado de Protección de Datos.

Compartirá mesa con los reputados especialistas D. Carlos Galán y D. Angel Juárez en una jornada de actualidad por la inminencia en la entrada en vigor de la nueva legislación sobre protección de datos.

Abril 2018
#losdetallesimportan

Cómo analizar los riesgos para cumplir con el RGPD

Todas las empresas (también las pequeñas) deben enfocar el cumplimiento de la privacidad desde el riesgo.

 

Se ha generado una pequeña confusión entre la obligación de hacer análisis de riegos y la obligación de hacer una evaluación de impacto.

Son dos conceptos diferentes: el análisis de riesgos será obligatorio en todo caso. La evaluación de impacto sólo será necesaria en determinados casos.

La Agencia Española de Protección de Datos acaba de publicar dos guías que forman parte del paquete de “ayuda” a los Responsables y Encargados de tratamiento, es decir a empresas, profesionales e instituciones (públicas o privadas) que realizan tratamiento de datos personales y deben cumplir con el Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD).

 

Las guías ayudan, aclaran algunos conceptos y pueden servir como herramientas metodológicas muy muy simples (al menos la de análisis de riesgos) para realizar el análisis de riesgos que en principio todo Responsable de tratamiento debería hacer en cumplimiento de dos principios acuñados por el RGPD: el de accountability o responsabilidad proactiva y el de privacidad desde el diseño y por defecto. Nos ofrece algunas pistas que nos pueden resultar útiles para abordar el cumplimiento del RGPD.

 

En efecto, el RGPD se refiere en diferentes artículos de su texto al riesgo, a la adopción de medidas de seguridad teniendo en cuenta el riesgo y en definitiva a un enfoque completamente distinto al que conocíamos hasta ahora. Enfoque en el que las exigencias de seguridad nos igualaban a todos “por arriba” sin tener en cuenta las circunstancias de una pyme o de una compleja multinacional.

 

Es evidente que hoy en día ninguna actividad se entiende sin la gestión de riesgos: económicos, patrimoniales, de negocio… La protección de datos no podía abstraerse a este escenario y exige que los responsables de tratamiento sean conscientes de lo que tienen entre manos para de esta forma actuar en uno u otro sentido.

 

Para gestionar riesgos (cualesquiera) hay que seguir tres pasos diferenciados:

  • Identificar amenazas
  • Evaluar los riesgos
  • Tratar los riesgos

Digamos que este es el esquema básico de cualquier tratamiento de riesgo.

En materia de protección de Datos podríamos movernos en los dimensiones:

A) Los riesgos asociados a la protección de la información

B) Los riesgos asociados al cumplimiento de los requisitos regulatorios relacionados con los derechos y libertades de los interesados.

A) Riesgos asociados a la protección de la información

 

Todos los esquemas de seguridad de la información suelen identificar las amenazas en tres planos:

  • La confidencialidad
  • La integridad
  • La disponibilidad

 

Es decir, pueden existir amenazas que afecten a la confidencialidad, a la integridad y a la disponibilidad independientemente o a la vez pero en definitiva habrá que adoptar aquellas medidas necesarias para garantizarlas.

 

Un simple ejemplo: una medida que garantiza confidencialidad será, por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad que firma un trabajador pero también una política correcta de accesos.

 

La integridad se verá protegida con esa misma política de accesos y de roles en la organización para evitar que los datos sean alterados (imaginemos lo importante que puede ser que en un historial médico no se alteren por ejemplo los miligramos de un medicamento que se le está dispensando a un paciente de un hospital). Las medidas de seguridad que se adopten deberán garantizar el mínimo privilegio, el registro de los mismos y la trazabilidad de los accesos para que se deje constancia, en cada momento, de quién accede a qué.

La disponibilidad implica que el caso de un evento que implique una destrucción imaginemos de los datos, podamos garantizar que el negocio continúa (de ahí la importancia de las copias de seguridad) en el menor tiempo posible. En algunos negocios (cada vez menos) la copia semanal puede ser suficiente pero en la mayoría la copia diaria es imprescindible. También las pruebas periódicas de restauración son importantes no sea que descubramos que las copias de seguridad no se están haciendo correctamente…

 

Y para identificar esta amenazas tenemos que:

  • Conocer el negocio: volviendo al ejemplo no es lo mismo un hospital que una pequeña clínica
  • Conocer el sector
  • Conocer las medidas de seguridad

 

Las amenazas serán esas situaciones, eventos o hechos que puedan afectar a esos tres parámetros y de ellas se derivará un riesgo (con una valoración en términos de probabilidad e impacto) que habrá que tratar. Ni más ni menos.

 

Son especialmente útiles en este sentido los estándares de seguridad de la información (Esquema Nacional de Seguridad, ISO  27001 y similares) que permiten analizar y abordar esta parte de los riesgos desde el rigor y la objetividad.

B) Existirán por otro lado, los riesgos asociados al cumplimiento de requisitos regulatorios relacionados con los derechos y libertades de los interesados.

 

La propia Agencia sugiere dos amenazas en este sentido:

  • Procedimientos de satisfacción de derechos
  • Garantías de los principios:
    • Ausencia de legitimidad para el tratamiento de los datos personales
    • Tratamiento ilícito de los datos personales

 

Pero estas dos amenazas se han de traducir en un haz de cuestiones que todo responsable de tratamiento debe analizar:

 

  • Cómo se recogen los consentimientos
  • Cuáles son las bases jurídicas del tratamiento
  • Sus relaciones con terceros
  • Cómo se informa
  • Cómo se contesta a los derechos
  • Cómo se garantizan los principios recogidos en el artículo 5 RGPD

El análisis de riesgos puede ser tan simple o complejo como se quiera pero desde luego enfocado a un negocio concreto, a unas circunstancias concretas que cada asesor, auditor, responsable o DPO debe tener en cuenta.

 

Y ojo, que el análisis de riesgos puede ser una foto fija pero el tratamiento de los mismos no. Sólo en un proceso de comprobación, verificación y evaluación continua se conseguirá minimizar los riesgos y abordarlos de la forma más adecuada a cada organización.

 

Paz Martín

 

Abogado

CDPP

9 de marzo de 2018

 

 

 

 

Las siete cosas que toda pyme debe hacer para cumplir con el nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD)

Quedan justo tres meses para que el Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) entre en pleno funcionamiento. El 25 de mayo culmina el proceso que comenzó hace unos años… y también comienza todo: un nuevo cumplimiento, un nuevo enfoque en la privacidad, un nuevo reto para las empresas cualquiera que sea su tamaño.

Las estadísticas dicen que la mayoría de las empresas todavía no han hecho nada al respecto, ni tan siquiera pensar sobre ello. Muchas por desconocimiento, otras porque creen que el RGPD no les afecta y otras muchas porque necesitan todavía ese «tiempo emocional» para asumir que nos encontramos ante un importante cambio, sobre todo, de mentalidad.

Pero elucubraciones aparte, hay siete cosas que sí o sí toda pyme debe hacer sin mucha dilación, aquí las resumimos. Vaya por delante que las obligaciones no son iguales para todos pues el enfoque del RGPD se basa en el riesgo y desde luego no debe abordarse igual una pequeña compañía B2B que una pyme que realiza análisis de perfiles o que trata con datos de salud (ahora incluidas en las llamadas «categorías especiales de datos»). No vamos a describir todas las obligaciones del RGPD pero sí las fundamentales y comunes a prácticamente todas las compañías:

1.- Confeccionar un registro de actividades de tratamiento. El registro se convierte en el verdadero manual interno de los tratamientos de la empresa: debe incluir la descripción de los tratamientos, los fines, los destinatarios, los plazos de supresión y las medidas técnicas y organizativas… ¿no nos recuerda mucho al hasta ahora obligatorio Documento de Seguridad? Lo de menos es cómo lo llamemos, lo importante es tener recogida esta información y todavía más importante, cumplir su contenido.

2.- Crear los procedimientos para satisfacer los nuevos derechos (portabilidad y limitación) además de los ya existentes de acceso, rectificación, oposición y supresión.

3.- Crear un procedimiento de detección y notificación de brechas de seguridad pues ahora las brechas deberán comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos.

4.- Revisar la base que legitima el tratamiento de los datos: en unos casos será el consentimiento (eso sí explícito y por finalidades), en otras la ejecución de un contrato, en otras el cumplimiento de una obligación legal y en otras, el interés legítimo. Habrá que tener claro cada caso.

5.- Actualizar las cláusulas de información a la hora de recoger datos: ahora hay que informar de más cosas. Tan sencillo como modificarlas.

6.- Actualizar los contratos de encargo de tratamiento pues ya no nos podemos despachar con aquellas sencillas cláusulas del artículo 12 de la LOPD… Ahora toca describir las actividades de tratamiento que encargamos al tercero y las medidas que le exigimos…

7.- Reflexionar sobre si necesitamos un Delegado de Protección de Datos (DPO) o es aconsejable o si simplemente es suficiente con tener un responsable que supervise el cumplimiento de la privacidad.

No olvidemos que el principio que destila todo el Reglamento es el de «accountability», responsabilidad proactiva. Debemos hacer las cosas bien, ser capaces de demostrarlo y buscar la mejora continua en las cuestiones de privacidad.

Siete puntos que si mínimamente se abordan, se puede decir que empezamos a alinearnos con el RGPD… Pero ojo, hay otras cuestiones: evaluaciones de impacto, procedimientos transfronterizos… Seguiremos abordándolas. De momento, manos a la obra. Aquí estamos los profesionales para ayudar en este «tránsito».

25 de febrero de 2018
Paz Martín