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Paz Martin

¿El fin del spam telefónico? Diez cosas legales que tienes que saber sobre las llamadas comerciales

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Las llamadas comerciales tienen sus días contados.

El día 29 de junio de 2023 ha entrado en vigor la prohibición recogida en el artículo 66.1.b de la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones de realizar llamadas comerciales sin el consentimiento previo del destinatario o sin contar, en su defecto, con otra base de legitimación que la justifique.

 

¿Qué significa esto?

 ¿Vamos a dejar de recibir molestas llamadas en momentos inoportunos de compañías con las que no tenemos ningún contacto? ¿Qué sucede con los negocios que ofrecen servicios a otras empresas?

Ante el revuelo y el desconcierto que la noticia ha causado en los últimos días, la Agencia Española de Protección de Datos publicó ayer una Circular en la que determina el criterio a aplicar y aclara  cómo cumplir con dicha prohibición. A tales efectos, hemos resumido dicha circular en diez puntos:

 

1.- Desde el día 29 de junio está prohibido realizar llamadas comerciales sin el consentimiento del destinatario (el conocido como “spam telefónico” a menos que exista otra base lícita en la que basar dicha llamada. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aclara que la única base legítima que cabe como alternativa es el “interés legítimo” (artículo 6.1.f) del Reglamento General de Protección de Datos). Esto afecta a todas las empresas y a todos los sectores que realicen llamadas comerciales.

Es decir las bases de legitimación viables serían:

  • O consentimiento
  • O interés legítimo

 

2.- El consentimiento tendrá que ser previo y con los requisitos que ya conocemos: libre, expreso, informado e inequívoco.

 

3.- El interés legítimo es una base de legitimación que definimos como el interés que tiene el Responsable del tratamiento (la empresa que pretende realizar llamadas comerciales a una base de datos) en realizar dicha acción comercial siempre que dicho interés no prevalezca sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales del destinatario. Esto exige lo que se denomina una prueba de “ponderación” o “sopesamiento”. Es decir, cuando se pretende realizar un tratamiento de datos basado en el interés legítimo, hay que realizar dicho análisis.

 

4.- Existe una presunción de “interés legítimo” cuando existe una relación comercial previa. Es decir, a los clientes se les puede llamar por teléfono. ¿Hay alguna excepción? Sí, no se podrá llamar a los que hayan manifestado su oposición a la citada empresa a recibir llamadas de la misma. Esto no vale para las comunicaciones a otras empresas del grupo

 

5.- Qué pasa cuando el cliente ya no es cliente. Persiste esa presunción de interés legítimo hasta un año después desde el momento en que deja de ser cliente. Según la Circular de la AEPD, “salvo prueba en contrario” lo que significaría que alguna empresa podría justificar dicho interés legítimo durante un periodo superior al año. Siempre tendrá que estar en condiciones de probarlo.

 

6.- El interés legítimo no sirve para justificar las llamadas aleatorias. Sólo se pueden basar en el consentimiento previo.

 

7.-Se puede seguir llamando a las empresas o a los profesionales liberales cuando a quien llamamos es su representante o su persona de contacto. Es decir, las llamadas B2B siguen permitidas siempre que no se utilice la “argucia” de contactar con la empresa para venderle algo a esa persona de contacto como individuo. Este interés legítimo está amparado en el artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y de garantía de derechos digitales (LOPDGDD)

 

8.- Hay que consultar los sistemas de exclusión publicitaria (la llamada “Lista Robinson”) antes de iniciar cualquier campaña de acuerdo con lo que dice el artículo 23 de la LOPDGDD.

 

9.- Al inicio de cada llamada, hay que informar sobre:

– La empresa que llama

– Finalidad comercial de la misma

– Posibilidad de revocar el consentimiento

– Posibilidad de oponerse a la recepción de llamadas no comerciales.

 

10.- Deben atenderse inmediatamente las revocaciones del consentimiento o de la oposición a recibir este tipo de llamadas. La grabación de la llamada puede ser una buena fórmula para demostrar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

 

Y por supuesto si tiene cualquier duda o no sabe cómo cumplir con la normativa de protección de datos y otras relacionadas, consúltenos. Estamos para ayudarle.

Paz Martin y Abril Macarrón

Junio 2023

#Losdetallesimportan

Paz Martin

Lo que toda startup y/o pyme tiene que saber sobre protección de datos personales

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Si estás montando tu propio negocio, esto es lo que tienes que saber sobre protección de los datos personales que manejes. Abstenerse profesionales de la lectura (ya os lo sabéis de sobra)

 

Cuando uno inicia su propia actividad profesional o empresarial, la lista de asuntos a resolver y/o tener en cuenta es larga. Vamos, que casi se te quitan las ganas de seguir.

¿Constituyo una sociedad o mejor opero como autónomo? ¿y si somos varios? ¿cómo gestiono un pacto de socios?

¿Qué régimen adopto con la Seguridad Social? ¿Trabajador por cuenta ajena, Administrador, autónomo?

Leyes fiscales, societarias, administrativas, civiles…. Y un largo etcétera de aspectos legales que toda “start-up” tiene que cumplir.

La protección de datos no se puede quedar atrás. Desde el mismo momento que comenzamos a confeccionar nuestra lista de contactos comerciales la protección de datos importa. Y mucho.

¿Qué es lo mínimo que debe saber alguien que se lanza a esto del emprendimiento?

1.- Toda gestión que conlleve datos personales (clientes, potenciales clientes, proveedores, trabajadores, usuarios, contactos, …) está sometida al cumplimiento del Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (el RGPD ¿te suena?) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y de garantía de derechos digitales (LOPDGDD). Estás obligado a cumplir. Que lo sepas.

2.- Ya que tienes que cumplir lo primero que tienes que saber es que lo que tienes (tengo clientes, contactos y proveedores por ejemplo).

Y lo que tienes o estás a punto de tener lo tienes que reflejar en un registro: es lo que conocemos como el Registro de Actividades de Tratamiento, un documento “vivo” que debe contener el tipo de datos que recoges, para qué son esos datos, con quién los compartes, cuánto tiempo los guardas, si basas el tratamiento en el consentimiento o en otras bases de legitimación (p.e. ejecución de contrato, obligación legal,…) etc, etc. Para confeccionar este registro has tenido que reflexionar sobre estas cosas que a veces no se tienen claras (por ejemplo, en las relaciones laborales el tratamiento de datos no se basa en el consentimiento del trabajador sino en la ejecución de la relación laboral). Todo esto lo dice el artículo 30 del RGPD.

¿Te lo pueden pedir? Sí ¿Quiénes? Pues de entrada la Agencia Española de Protección de Datos si hay una denuncia y también un cliente que quiera saber cómo tienes esto de la protección de datos, sobre todo cuando estás gestionando datos de sus propios clientes, trabajadores, etc.

No cometas ese error de pensar que porque eres pequeño, estás empezando, etc, nadie (ni la Agencia Española de Protección de Datos) se va a fijar en ti. De esto no se libra nadie. Si lo haces mal te pueden denunciar y te sancionan (o al menos te pegan un susto). Pero como quieres hacer las cosas bien, no te pesa la amenaza de multa sino el deber de cumplir y garantizar la privacidad…

3.- Ya sabes los datos que estás manejando o vas a manejar ¿Qué más? Pues tienes que informar siempre que recojas datos: utilizarás propuestas comerciales, presupuestos, formularios, emails, cualquier fórmula para que tu nuevo cliente (tu tesoroooo) te facilite la información mínima para trabajar. Si estás en el mundo online lo pedirás vía formulario, pero cualquier vía será bienvenida.

¿Y de qué hay que informar? Pues de quién es el Responsable del tratamiento (serás tú si eres autónomo o tu sociedad si la has constituido), lo que vas a hacer con los datos, en qué te basas para hacer tratamiento de datos, cuánto tiempo los conservarás, si los vas a compartir con alguien, donde se puede dirigir el titular del dato para pedir sus derechos o dónde puede reclamar. Se trata de ser muy muy transparente.

Ojito con el corta-pega. Además de cometer una ilegalidad -infracción de derechos de propiedad intelectual- puedes estar copiando malamente (tra tra) y por ello no cumplir adecuadamente ese deber de informar.

4.- ¿Derechos de los titulares de los datos (también llamados “interesados”)?

Son la materialización del derecho a la protección de datos y son los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. Si un usuario te los pide tienes que contestar en el plazo de un mes y para ello tendrás que habilitar un medio de contacto fácil. Para tenerlo claro como hacerlo y no meter la pata, lo mejor es tener un procedimiento de gestión de esos derechos para que tengas claro cómo actuar en cada caso y según cada derecho.

 

5.- Medidas de seguridad: si vas a gestionar datos personales, la seguridad es imprescindible. No hace falta que conviertas tu actividad en el Pentágono, pero tienes que dotarte de medidas que protejan la información. Cosas tan sencillas como trabajar con software original y actualizado, protegerse con antivirus, firewalls, utilizar VPNs, hacer copia de seguridad, cambiar las contraseñas (y evitar el 1234567) restringir los accesos, cifrar la información etc. están al alcance de cualquiera. De esto hay mucha información en el INCIBE que hace videos muy chulos y aconseja bien. Puedes empezar con el  Kit de concienciación | INCIBE

 

6.- No tengo presupuesto para ciberseguridad y esas cosas.

Ningún emprendedor es Rockefeller, tranquilo. Según el RGPD la seguridad debe enfocarse siempre “desde el riesgo” lo que significa que debes analizar los riesgos que tiene tu actividad (no es lo mismo montar una web para vender ropa que una clínica estética donde seguramente vas a manejar hasta datos de salud, ni es lo mismo trabajar básicamente con empresas que por ejemplo con datos sensibles de personas “vip”). Por eso hay que hacer un análisis de riesgos. Y a veces incluso una «Evaluación de Impacto» que es algo parecido sobre todo cuando se pone en marcha un nuevo tratamiento de datos que pueda implicar un alto riesgo.

¿Y cómo se hace esto? Aquí te doy algunas indicaciones, pero la Agencia Española de Protección de Datos que ha hecho una labor de divulgación admirable cuenta con herramientas y guías que te pueden ayudar.

Lo importante es que identifiques tus riesgos y los gestiones para que sepas dónde estás y a lo que tienes que dar prioridad. Por ejemplo: si has desarrollado una app, dale prioridad a la ciberseguridad pues tus vulnerabilidades te pueden venir por ejemplo de una mala configuración, del uso de otras herramientas no seguras o por ejemplo del entorno en el que desarrollas la app.

También tendrás que informar y pedir consentimientos ¿Cómo se gestiona el riesgo? Pues puedes afrontarlo y mitigarlo, puedes asumirlo y no hacer nada (y te la juegas) o también puedes derivarlo (a ver a quién le encasquetas el tema porque no hay compañía de seguros que te cubra un entorno inseguro, ojo con este tipo de pólizas que te piden que garantices que tienes un buen nivel de seguridad y cumplimiento).

No pierdas de vista el llamado «Kit Digital» que te permitirá solicitar ayudas para, entre otras cuestiones, la seguridad de tu nuevo negocio. Más info: Kit Digital | Acelera pyme

7.- ¿Y si la seguridad falla?

Puede pasar. Ya sabes que no hay ninguna medida de seguridad infalible pero si tienes un problema de seguridad que afecte a datos personales, tienes la obligación de ponerlo en conocimiento de la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas. Aunque hay matices y puede ser que el fallo de seguridad esté limitado, que sepas que esta es una de las obligaciones que te exige la ley. Y por supuesto tendrás que gestionar la incidencia para contener sus efectos y adoptar medidas para que no se vuelva a repetir.

8.- Tus relaciones con terceros sobre todo si acceden a los datos que tú manejas

Es posible que seas “Juan Palomo” y te lo hagas todo tú, pero serías casi una excepción.

Desde una gestoría hasta un software de gestión o un hosting o incluso una plataforma de trabajo, implica que hay terceros que pueden acceder a los datos personales que gestionas y que son de tu responsabilidad. Incluso es posible que quien te haya hecho la web tenga acceso a los datos de tus formularios de contacto. Todos ellos son “encargados de tratamiento”, es decir terceros que te prestan un servicio y para ello tienen que acceder a datos que tu gestionas.

Es imprescindible elegir bien (a veces lo barato sale caro), a ser posible que estén en la Unión Europea o en países con un nivel de seguridad equivalente (y te ahorras los quebraderos de cabeza de las transferencias internacionales). Y esta relación tendrá que estar formalizada en un contrato (el contrato de tratamiento de datos, «Data Processing Agreement», contrato de encargo de tratamiento etc). Imprescindible el contrato: y esto es binario: o lo tienes o no lo tienes. Si tu proveedor mete la pata, el responsable eres tú (o tu empresa) por lo que en el contrato debe constar que tu proveedor también cumple con el RGPD.

9.- Pensar en privacidad

Cuando no se tiene “cultura de la privacidad” todo esto provoca “agujetas”. Con el tiempo es muy gratificante ver como cuando alguien inicia un nuevo proyecto, una nueva web o una actividad que implique recoger y tratar datos se plantea desde el minuto uno, que la privacidad importa (es lo que conocemos como “privacidad desde el diseño y por defecto”) y de esta forma se incorpora el cumplimiento al desarrollo y todo es mucho más sencillo.

Cumplir con los principios establecidos en el RGPD: responsabilidad proactiva, minimización, limitación de la finalidad, limitación de la conservación de los datos, exactitud, etc es una tarea que debe ir calando en tu forma de trabajar. Teniéndolo claro y casi sin darte cuenta, habrás incorporado la privacidad al ADN de tu actividad.

No te olvides de formar a tu equipo: a todo el mundo le suena esto de la protección de datos pero es frecuente que no se conozcan bien las implicaciones que en un día a día de una empresa tiene la privacidad.

 

10.- Déjate asesorar

Y si todo lo anterior te parece un rollo patatero, muy complejo o directamente no tienes tiempo para profundizar en exceso (la página web de la Agencia Española de Protección de Datos te ofrece cantidad de recursos, guías y herramientas), contrata a alguien que te lo cuente y que te asesore.

Al final vas a tener que cambiar algunos hábitos o estar pendiente de algunas cosas pero tener a un asesor que te oriente y a quien puedas preguntar, siempre te dará tranquilidad. Al fin y al cabo para eso estamos ¿no?

Desconfía de los que te ofrecen asesorarte gratuitamente a cambio de formación (es un fraude: una cosa es el asesoramiento y otra la formación), de los que no te dedican “horas” para escucharte, entender tu negocio y darte consejos a medida. Esto no son matemáticas, no lo sabemos todo y a veces nos lo tenemos que estudiar o incluso entre los profesionales tenemos criterios distintos.

Al fin y al cabo se trata de que vayas por el camino del buen cumplimiento y que cualquier cosa que decidas hacer con los datos personales esté fundamentada y sea legal.

Y hasta aquí los “must have” de la privacidad. ¿A que no es para tanto?

Si tienes dudas, consúltanos.

#losdetallesimportan

Paz Martin

 

Paz Martin

El contrato de tratamiento de datos ¿le das la importancia que tiene?

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Tanto si manejas datos personales de tus clientes, trabajadores, usuarios, etc como si prestas servicios profesionales o comerciales que impliquen acceder a datos de tus clientes, dale la importancia que se merece a estos contratos.

Invito a los lectores de este post a que hagan un ejercicio de trasladar una cuestión jurídica y de cumplimiento como es el contrato de tratamiento de datos o de «encargo de tratamiento» al ámbito de lo cotidiano.

Imaginemos que estamos buscando a una persona que cuide a nuestro hijo/hija. Difícil elección. A los hijos no los dejamos con cualquiera. Después de descartar las opciones «de casa»: «tú vienes antes del trabajo» o «yo cambio el horario», lo normal, es acudir a amigos y conocidos para preguntar. Algunos inclusos buscan «agencias» especializadas o incluso ludotecas u otras opciones. Empieza la selección.

Lo que tenemos claro es que es una elección delicada: la persona que se quedará con nuestro retoño tendrá margen de acción: le llevará al parque, le preparará o comprará la merienda, decidirá si hace buena tarde para dar un paseo o si se queda jugando con otros niños un rato más a la salida del colegio, si hace frío le pondrá el abrigo y si hace mala tarde se irá a casa donde evitará tenerle frente a la televisión toda la tarde… En definitiva, tomará decisiones y si es una persona responsable, serán acertadas y estaremos encantados.

Pero si esa persona se extralimita de sus «funciones» y en lugar del bocadillo correspondiente le compra a diario chuches y bollería industrial, se lo lleva de «parranda» a hacer cosas no propias de niños o incluso a casa de un conocido, no sólo no nos parecerá bien sino que estará poniendo en peligro a nuestro bien más preciado.

Con los datos y los encargados de tratamiento pasa algo parecido.

Son muchas las gestiones que las empresas y profesionales se ven obligadas a externalizar: sin ir más lejos: la gestión laboral, contable y fiscal, los servicios de hosting, de correo electrónico, de copias de seguridad, de gestión y mantenimiento de la web son servicios más que habituales que se encomiendan a terceros a cambio de una contraprestación.

Esos terceros (los encargados de tratamiento) acceden a datos personales de los que es Responsable la empresa o el profesional (es decir, acceden a nuestro «niño»). Y tienen una obligación de «buen hacer» que debe recogerse en un contrato con unas especificaciones concretas: las descritas en el artículo 28 del Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD o GDPR).

  • No pueden hacer con los datos lo que quieran: sino lo que el Responsable les haya indicado: lleva al niño a judo después de merendar y después a casa.
  • No pueden subcontratar sin autorización (a veces se autoriza la subcontratación de servicios auxiliares pero no del servicio en sí mismo: te dejo que compres la merienda en algún sitio pero no te dejo que sea otra persona distinta de tí la que cuide a mi descendencia…)
  • Por supuesto que tiene que cumplir con el RGPD y adoptar medidas de seguridad suficientes para garantizar la confidencialidad de los datos (¿no le exigimos algo parecido a nuestra persona de confianza niñero/a? ¿Qué menos que no cruce por sitios peligrosos, que sea responsable, que tenga higiene, en definitiva… que sea diligente).
  • Por eso son tan importantes estos contratos. Y antes de su firma, es imprescindible elegir bien al  proveedor. Y cuanto más crítico sea ese proveedor, más exigente debemos ser. Tal es así que el RGPD dice que: el responsable «elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado.»
  • Hay que explicar el servicio concreto contratado, el tipo de datos a los que se va a acceder (cuanto más detalle mejor), las operaciones que se realizarán con los datos, dónde estarán los datos, qué se hará con ellos cuando la relación expire…

Si nuestra gestoría, de pronto, pierde los datos (es un caso real) fruto de una brecha de seguridad, es posible que perdamos todos los datos contables (en el caso de las pequeñas empresas, toda la información la suele almacenar la gestoría, al menos en el año fiscal en curso).

Mediante el contrato de tratamiento de datos, la gestoría se compromete a estar preparada para este tipo de contingencias y por ello deberá tener copias de respaldo y medidas de seguridad acordes con el tipo de datos que custodia. Si no lo cumple, se le podrán exigir responsabilidades. También debe restringir el acceso a los datos y formar a su personal….

En lugar de nuestros hijos, tratan nuestros datos, que en una empresa es un bien preciado que se debe proteger y cuidar.

Si la Agencia Tributaria un día nos pide las cuentas y resulta que nuestra gestoría no las tiene… nosotros seremos responsables pero podremos exigir, a su vez, responsabilidades a nuestro proveedor por no haber cumplido lo pactado.

Y si resulta que la gestoría tiene intención de subcontratar servicios auxiliares que estén fuera de la Unión Europea (es decir, nos llevamos al niño fuera del barrio), debe indicarse y autorizarse expresamente e indicar las garantías que tienen dichos servicios.

Firmar sin más un contrato de tratamiento de datos es entregar a nuestro hijo sin poner condiciones ni examinar los detalles del servicio. Los contratos no tienen por qué ser complicados: pueden formar parte del clausulado del propio contrato de servicios, o adjuntarse en anexo o incluso constituir un contrato independiente. Todo vale pero siempre que se haga bien, que lo que se recoge obedezca a la realidad y no se firme un mero «modelo» que nadie se revisa o cuestiona.

¿O es que le dejamos que hagan con los datos cualquier cosa? En todo caso, las relaciones se basan también en la confianza pero ahora que leo lo escrito… ¿no deberíamos firmar también contratos con los cuidadores?

#losdetallesimportan

Paz Martin

Agosto 2021

Paz Martin

Diez cosas que toda empresa debe saber ahora sobre protección de datos

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28 de enero: DIA EUROPEO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

Llevamos un año extraño, esto es indiscutible. Cualquier actividad económica, empresarial, profesional o personal se ha visto afectada por el Covid19.

En un año han pasado muchas cosas y una de ellas es que la privacidad sigue siendo muy (o más) importante.

La tecnología y los negocios digitales se han convertido en la tabla de salvación de muchos negocios y también de muchas personas que gracias a plataformas, videollamadas y chats se han mantenido conectadas con sus seres queridos a los que no pueden ver.

Por ello la privacidad está, más que nunca, de actualidad.

Y  también actualizados debemos estar los profesionales que no podemos bajar la guardia porque constantemente se producen novedades que afectan a grandes y pequeños. Es nuestra obligación transmitir, de la forma más transparente posible, el alcance de las obligaciones de aquellos que tratan datos. El tamaño no importa.

Proteger los datos y cumplir no admite “suspensiones” ni “confinamientos”. De hecho, es momento, más que nunca para ser ejemplares y transmitir a quienes hacen las cosas bien que este cumplimiento puede ser un plus frente a sus clientes y usuarios.

Ahora mismo hay una serie de aspectos que cualquier empresa -incluimos profesionales- o entidad (grande o pequeña) que trate datos tiene que saber:

1.- Las obligaciones de la normativa de protección de datos están ahí para cumplirlas y no hay excepciones

Muchas empresas simplemente están sobreviviendo. Algunas se están quedando por el camino. Pero ello no es óbice para darle la espalda a los derechos de las personas: trabajadores, clientes, usuarios, proveedores, etc

La pandemia ha convertido el teletrabajo en una alternativa al trabajo presencial (ahora por obligación y en el futuro, por opción) pero ello no puede suponer que se baje la guardia en la seguridad de los datos con las dificultades que para muchas empresas ello supone.

En 2020 se ha producido muchas brechas de seguridad algunas debido a incumplimientos de medidas básicas de seguridad o de una mala gestión de los datos personales. No ha sido fácil pero no hay periodos de gracia que puedan invocarse aquí.

2.- Que las autoridades de protección de datos no han dejado de sancionar

No hay más que echarle un vistazo a las últimas sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos pero también de otras autoridades de protección de datos de los estados miembros de la Unión Europea.

Y no sólo se ha sancionado a empresas grandes (dos entidades financieras de primera línea recientemente con una sanción máxima de 6 millones de euros) sino también a empresas pequeñas, startups e incluso a particulares que no han cumplido la normativa.

3.- Que desde julio de 2020, parece que “de repente” existen las transferencias internacionales (no hay mal que por bien no venga)

En el mes de julio el Tribunal de Justicia de la Unión Europea dicta la ya famosa Sentencia Schrems II que declara inválido el Privacy Shield (protocolo que “bendecía” las transferencias internacionales de datos entre la Unión Europea y Estados Unidos).

Ello nos ha obligado a regular esas transferencias internacionales. En la mayoría de las empresas han aflorado transferencias a otros países que ya existían pero que no se había detectado, documentado y comprobado en términos de cumplimiento acorde con el RGPD.

4.- Que estamos hasta el gorro de las cookies pero no nos queda más remedio que hacerlo bien

Ya no hay medias tintas. Las cookies exigen consentimiento expreso. El usuario tiene derecho a saber y a elegir. Las fórmulas “a medias” o poco claras, no valen. La última modificación de la Guía de Cookies de la Agencia Española de Protección de Datos también en julio de 2020 ha obligado a revisar las cookies de todas las webs para identificar perfectamente qué cookies se utilizan y ofrecerle al usuario la posibilidad de seleccionar aquellas que quiere que se instalen.

Aunque ya se habla de un futuro sin cookies (ojo, pero con otros identificadores que hagan funciones similares) de momento las tenemos para rato y la Agencia Española de Protección de Datos es competente para sancionar, no tanto por el RGPD sino en aplicación de la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI).

5.- Que Reino Unido ya no está en la Unión Europea (es decir, en principio que el GDPR no va con ellos…. Con matices)

Reino Unido ya no pertenece al conjunto de los países a cumplir con el RGPD y por lo tanto los datos que viajen a aquel país (por ejemplo el mero hecho de contratar un proveedor tecnológico en aquel país) deberá acogerse a las excepciones contempladas en el propio GDPR (una declaración de adecuación sería lo deseable y es lo esperado pero también existen las cláusulas contractuales tipo y otras alterativas válidas, entre otras soluciones). De momento, se ha concedido un periodo de seis meses adicionales.

6.- Que no sólo se sanciona a los grandes.

Ya lo hemos comentado antes pero conviene insistir. Que sancionen a un banco parece que aleja la preocupación de los pequeños. Pero ojo: ya hay sanciones por no informar adecuadamente en las políticas de privacidad de la web, por enviar correos electrónicos con copia abierta a otros destinatarios, por no haber adoptado medidas de seguridad y en el caso de particulares, por haber difundido contenidos ilícitos sin el consentimiento de los interesados, por poner un ejemplo.

Si bien la cuantía de las sanciones suele ser proporcional y se aprecian muchos «apercibimientos» como medida sancionadora muy utilizada, no es motivo para dejar de trabajar en modelos de cumplimiento normativo y de mejora continua.

7.- Que el Reglamento E-Privacy que va por la no-se-cuantas versiones está en el horno

Llevamos más de cuatro años esperando el texto que actualizará entre otros aspectos la privacidad de las comunicaciones electrónicas, el régimen de las comunicaciones comerciales electrónicas o las cookies.

Recientemente bajo la presidencia portuguesa se ha publicado una última versión que está siendo objeto de debate. Otro texto al que nos tendremos que adaptar y que será (como todo Reglamento) de directa aplicación en todos los países de la Unión Europea. A estos efectos es interesante conocer la declaración que recientemente ha realizado el Comité Europeo de Protección de Datos al respecto.

8.- Que nos hemos vuelto tecnológicamente más dependientes y por ello hay que extremar las cautelas

A veces asusta lo dependientes que somos de la tecnología. Ya hay muchas empresas  sin papeles lo cual medioambientalmente es muy sostenible pero también nos hace más vulnerables.

La seguridad cobra un papel fundamental no sólo como una cuestión prioritaria para proteger la información en general sino como una política «de la casa» que debe transmitir a sus empleados y colaboradores una forma de trabajar y unos hábitos de seguridad «saludable».

No invertir en ciberseguridad, no tener un sistema adecuado de copias, de detección de virus e intrusos, etc puede echar al traste con la información (y con los datos personales) de cualquier organización. Y aquí, el tamaño tampoco importa.

9.- Que los negocios online están triunfando “Digital businesses don´t stop”

Aquí hablamos desde nuestra experiencia. Aquel que ha llevado su negocio tradicional al mundo digital (o al menos su visibilidad) o al menos lo compatibiliza tiene más opciones de sobrevivir.

La pandemia nos ha enseñado que hasta un fisioterapeuta puede «reinventarse» ofreciendo sesiones «virtuales» u otras alternativas. Los bares y restaurantes se han apuntado a plataformas de «delivery» y empresas y profesionales que tradicionalmente sólo atendían presencialmente, han encontrado una alternativa a su negocio. Ello implica cumplimiento normativo trasversal (ecommerce, protección de datos, propiedad intelectual, derecho de los consumidores, etc)

10.- Que a veces somos paranoicos con la privacidad justo cuando menos hace falta: ejemplo, las aplicaciones de rastreo.

La mayor sensibilización poblacional sobre su privacidad siempre es buena pero, en este caso, no se ha puesto el ojo en el lugar correcto.

En la era del selfie y de las fotografías absurdas a todo lo que se mueve (y lo que no), cuando el propio individuo “vende” su alma al diablo tecnológico nos entran los escrúpulos con las aplicaciones de rastreo porque… “vete tú a saber qué se hace con los datos”. Como dice una amiga Meeeecccc, error. Qué útil hubiera sido poder detectar cómo nos estábamos contagiando, en qué lugares y circunstancias.

Tal vez se hubiera podido controlar todo mejor. Las aplicaciones de rastreo tienen sus pegas y pueden ser muy cuestionables en algunos aspectos pero cuando se trata de salud pública nos hemos convertido en los “tikismikis” de la privacidad.

En nuestra opinión, en estos momentos un poquito de solidaridad en este sentido ayudaría mucho a entender mejor un virus y una enfermedad que tampoco distingue entre grandes y pequeños, ricos o pobres, jóvenes y mayores (aunque lamentablemente estos últimos se están llevando la peor parte.

Y sin enrollarnos mucho más, conviene hacer una reflexión sobre el grado de exposición en las redes sociales y su influencia a todos los niveles en las personas, sobre todo en este último año… pero eso será objeto de otro post.

Echando la vista atrás, estamos mejor en privacidad. Queda mucho por hacer pero el GDPR ha calado y en general existe una mayor transparencia y se ha reforzado el poder soberano del individuo sobre sus datos (al menos en la Unión Europea). Felicitémonos por ello en este día europeo de la protección de datos sin dejar de trabajar.

#losdetallesimportan

Paz Martin

28 de enero de 2021

Paz Martin

El Reglamento General de Protección de Datos cumple años. ¿Estamos mejor?

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Estamos de celebración. El RGPD (o GDPR para los amigos) cumple dos añitos de pleno funcionamiento.

¿Quién nos iba a decir que dos años después media humanidad iba a estar confinada por un virus (no informático) que nos ha cambiado el orden de las prioridades?

Dos años en los que el RGDP tiene ya un cierto recorrido de aprendizaje, de aplicación y también de cuantiosas sanciones. Dos años que culminan con una prueba de fuego a la privacidad: datos de salud, pasaportes de inmunidad, aplicaciones de contacto, teletrabajo, teleenseñanza, sociedades hiperconectadas…

En estos meses, desde que la Organización Mundial de la Salud declaró la pandemia por Covid19 han sido muchos los temas en los que el RGPD ha estado muy presente. Todas las autoridades de control de la UE han emitido informes, documentos, posiciones y recomendaciones sobre temas diversos: desde la posible restricción de derechos en los declarados estados de alarma (o similares en los países de nuestro entorno) hasta la necesidad de recabar los datos de salud para entender cómo se está comportando el virus y poder atajar su propagación.

Pero el RGPD tiene mucho más recorrido y si miramos atrás, podemos decir que el que más o el que menos ha oído hablar de esta norma; que el que más o el que menos ha intentado aplicarla y el que más o el que menos conoce sus derechos.

Sin embargo y a pesar de los esfuerzos de las autoridades de control, en particular de nuestra Agencia Española de Protección de Datos y de los profesionales que nos dedicamos a ello, todavía queda mucho por hacer. ¿Por qué?

  • Porque todavía no todos aquellos que tratan datos conocen bien sus obligaciones
  • Porque los ciudadanos todavía no conocen bien sus derechos.
  • Porque todavía hay profesionales que no asesoran bien.

Respondiendo a la pregunta de nuestro titular y desde nuestro humilde punto de vista hemos obtenido muchos logros en la protección de este derecho fundamental:

  • Hemos ganado en transparencia:
    • Ahora nos informan mejor, sabemos qué hacen con nuestros datos, si están en la UE o fuera. Si hay terceros que acceden a ellos, cuánto tiempo se conservan, a quién nos tenemos que dirigir para ejercitar nuestros derechos y quién está verdaderamente detrás del tratamiento.
    • La figura del Delegado de Protección de Datos ha contribuido a esta transparencia supervisando actividades, velando por el cumplimiento, asesorando a las entidades y en definitiva convirtiéndose en una figura a la que acudir para cualquier cuestión relacionada con la privacidad. Como decía un antiguo compañero abogado del que mucho aprendí: si no hay nadie que específicamente se ocupe del asunto, el asunto no sale. El hecho de contar un DPO, ya en sí mismo, implica que la organización tiene claro que hay “alguien” a quien deben consultarse las cosas. Y ello se traduce en hacer las cosas mejor.
    • El hacer una reflexión sobre las finalidad, las bases de legitimación, los destinatarios, las transferencias internacionales y muy importante, sobre los riesgos, ayuda a las organizaciones a saber lo que tienen entre manos en términos de privacidad.
  • Hemos ganado en concienciación:
    • Es difícil encontrar ya empresas o profesionales que no les “suene” que existe una normativa de protección de datos que tienen que cumplir (todavía se encuentra algún “mirlo blanco” pero es excepcional.
    • En las organizaciones, a poco que hayan hecho los deberes, se sabe que “no todo vale”, especialmente los departamentos comerciales y de marketing que antiguamente eran los auténticos agujeros negros de los datos.
    • Los propios ciudadanos saben que tienen derecho a decidir sobre sus datos, a no recibir información comercial no deseada, a que no se haga tratamiento de sus datos si no lo han consentido…
    • Existe mayor reticencia a descargarse aplicaciones que piden permisos por encima de lo necesario o cuyo uso es dudoso.
  • Hemos ganado en homogeneidad:
    • Antes del RGPD teníamos veintiocho regulaciones de privacidad bajo el paraguas de la antigua Directiva. El RGPD nos igualó a todos. Hablamos el mismo lenguaje de “privacidad”. Los principios son los mismos para todos, las obligaciones, los derechos… Esto ayuda cuando una empresa u organización tiene presencia en varios países. No obstante, aquí todavía existe un principio de “lado oscuro” que exponemos más adelante.

Sin embargo, nuestra opinión es que hay algunos aspectos que quizás, de forma inevitable, van unidos a lo anterior y que podemos considerar como «menos positivos» (el lado oscuro del RGPD):

  • No nos hemos deshecho de documentación sino más bien todo lo contrario
    • Para demostrar el cumplimiento debemos hacer las cosas bien y ser capaces de probarlo. Para ello la documentación es esencial. Y son muchas las obligaciones que hay que probar: procedimientos, políticas, modelos, comunicaciones, instrucciones…. El volumen ha aumentado sin lugar dudas.
  • La responsabilidad proactiva y el enfoque desde el riesgo genera problemas a muchas empresas que no saben muy bien lo que tienen que hacer
    • El trasladar a las empresas la responsabilidad sobre lo que tienen que hacer en lugar de establecer “lo que tienen que hacer” de forma clara en una ley genera problemas. Todavía es difícil hacer entender que en ningún sitio de la Ley pone que hay que hacer copias de seguridad por ejemplo, cada semana y que la periodicidad dependerá de la organización. El “y donde pone eso” exige explicación exhaustiva que pasa por explicar el principio de accountability y la nueva perspectiva de cumplimiento desde el riesgo y desde el diseño y por defecto.
  • Los ciudadanos ejercen sus derechos pensando que la protección de datos es absoluta
    • No es extraño encontrar a un cliente que exige que se borren sus datos a pesar de que su pedido se encuentra pendiente. O que retira su consentimiento cuando la base de legitimación es otra…
    • Todavía al preguntar en las formaciones si los asistentes conocen sus derechos, existe confusión… de todas formas estamos mucho mejor en este punto.
  • A pesar de la homogeneidad en la regulación, cada autoridad de control está adoptando criterios propios que afectan a sus respectivos países y que al final vuelven a parcelar el mercado europeo
    • En estos días de confinamiento, las diferentes autoridades de control se están pronunciando sobre aspectos relativos a la privacidad relacionada con el Covid19 tales como la toma de temperatura, los controles de salud, pasaportes de inmunidad etc. Existen matices según el país y algunos no coinciden.
    • Lo mismo sucede en materia de cookies, sanciones etc. Cada país sigue sus propios criterios (bajo el paraguas del GDPR siempre eso sí) que provoca situaciones curiosas.

En todo caso los avances son indudables. Este derecho fundamental ocupa un lugar importante en la mente de los ciudadanos. Las empresas intentan hacerlo mejor que antes. Dos años de rodaje y el balance es positivo.

Que cumpla muchos más. Y que estemos aquí para ayudar a cumplirlo.

 

25 de mayo de 2020

 

Paz Martin

#losdetallesimportan

Paz Martin

Protección de Datos y Covid-19: Webinar en la Cámara de Comercio de Madrid; aplicaciones, datos de salud y teletrabajo

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Hemos tenido el honor de participar en el Webinar organizado por la Cámara de Comercio de Madrid dentro de su ciclo de formación online en tiempos de Covid-19 y que está abarcando aspectos de interés para las empresas y profesionales.

Con respecto a la privacidad, son muchas las dudas que se han suscitado en las últimas semanas y que tienen que ver con cuestiones tan diversas como las aplicaciones de control de la pandemia o las de cercanía, con la geolocalización o con el propio teletrabajo, la impartición de clases a través de Internet o con la recogida de datos de salud por parte del empresario en caso de necesidad.

El contexto normativo actual es el siguiente:

Estado de alarma:

  • Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19
  • Ley Orgánica 4/1981, de 1 de junio, de los estados de alarma, excepción y sitio
  • Orden SND/297/2020, de 27 de marzo, por la que se encomienda a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, el desarrollo de diversas actuaciones para la gestión de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.

Protección de datos:

Otras normas del ámbito de la salud y de la prevención de riesgos laborales

  • Ley 31/1995 de 8 de noviembre de prevención de riesgos laborales
  • Ley Orgánica 3/1986 de 14 de abril de Medidas Especiales en Materia de Salud Pública
  • Ley 33/2011 de 4 de octubre de Salud Pública
  • La Ley Orgánica 3/1986, de 14 de abril, de Medidas Especiales en Materia de Salud Pública (modificada mediante Real Decreto-ley 6/2020, de 10 de marzo, por el que se adoptan determinadas medidas urgentes en el ámbito económico y para la protección de la salud pública establece:

..con el fin de controlar las enfermedades transmisibles, la autoridad sanitaria, además de realizar las acciones preventivas generales, podrá adoptar las medidas oportunas para el control de los enfermos, de las personas que estén o hayan estado en contacto con los mismos y del medio ambiente inmediato, así como las que se consideren necesarias en caso de riesgo de carácter transmisible.

Ante las posibles dudas sobre la «legalidad» del tratamiento de determinados datos o la adopción de determinadas medidas para prevención, contención e incluso investigación del comportamiento del virus, medidas que sólo son posibles si se dispone de una información a gran escala de quién está infectado, con quién tiene contacto y de esta forma entender cómo se está propagando el virus y muy especialmente una vez que las medidas de confinamiento se relajen y volvamos todos a una progresiva normalidad.

La protección de datos es la protección de las personas. El derecho a la privacidad es un derecho fundamental que no queda confinado. El estado de alarma no supone ni puede suponer en modo alguno una restricción de este derecho fundamental pero, como la propia Agencia Española de Protección de Datos ha señalado, en consonancia con el Comité Europeo de Protección de Datos, la protección de datos tampoco puede suponer un obstáculo para la adopción de medidas encaminadas a mitigar la pandemia.

Es el equilibro del interés público, el propio interés vital de las personas y el derecho de las personas a que el tratamiento de los datos se realice con las debidas garantías el objetivo a conseguir. Las bases de legitimación establecidas en el RGPD están claramente definidas y las situaciones excepcionales como la que vivimos también encuentran su respuesta en esta normativa permitiendo el tratamiento de datos con base al interés público, entre otros.

Cualquier iniciativa pública o privada en este sentido tendrá que respetar escrupulosamente lo dispuesto en la normativa de protección de datos vigente. No en vano, el RGPD contempla garantías suficientes para garantizar la privacidad. La cuestión es que dichas garantías se observen por parte de quienes realizarán del tratamiento.

Cuestiones básicas en este sentido serán:

  • Cumplir con los principios del RGPD (licitud, lealtad, transparencia, exactitud, minimización, etc)
  •  Ser transparente en la información que se ofrece al ciudadano
  •  Limitar las finalidades: lo que es perfectamente lícito para unos fines puede no serlo tanto o requerir un consentimiento aparte para otros (p.e. fines comerciales)
  •  Limitación del tiempo de conservación de los datos
  •  Regulación de los accesos y de las relaciones con terceros que acceden a datos.
  •  Analizar los riesgos y si es preciso (que en el caso de recogida de datos de salud o de tratamientos a gran escala) realizar una Evaluación de impacto en protección de datos y aplicar las medidas que hayan resultado de las mismas
  •  Establecer medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Con respecto a las aplicaciones, por mucho que su instalación sea voluntaria, el tratamiento de los datos no está basado tanto en el consentimiento sino en el interés público y en el interés vital de las personas.

Datos personales y teletrabajo:

Sin ánimo de ser exhaustivos, la improvisación de medidas de teletrabajo puede poner en riesgo la seguridad de la información y por ello es fundamental establecer políticas de trabajo en remoto. Regular la forma de hacer las cosas, establecer procedimientos y políticas, se hace, ahora más que nunca, imprescindible. Un buen acercamiento a esta cuestión se puede obtener de las Guías 800 que el Centro Criptológico Nacional tiene publicadas y que están orientadas al cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

Normas claras para trabajar de forma segura tienen que llegar a todos los trabajadores que están confinados en sus casas. La formación online tampoco es descartable ahora que en muchos casos la actividad se ha reducido. No hay que bajar la guardia pues son muchos los posibles fraudes y posibles fugas de datos los que se están produciendo aprovechando esta situación.

Todas estas cuestiones han sido tratadas hoy de forma sucinta y hemos respondido a las dudas de los asistentes.

Pero a pesar de las dificultades de la situación, seguramente que de toda esta situación saldremos juntos y fortalecidos. El confinamiento, desde un punto de vista positivo, nos ha enseñado que otra forma de trabajar es posible.

Gracias a la Cámara de Comercio e Industria de Madrid por acogernos y permitirnos compartir nuestras experiencias.

Abril 2020

#Losdetallesimportan

Paz Martin

 

Paz Martin

¿Es obligatoria la auditoría de protección de datos?

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Hoy es el Día Europeo de la Protección de Datos. Toca reflexionar. En esta ocasión vamos a analizar una pregunta recurrente en las organizaciones. Vamos a suponer que el que más o el que menos sabe que la legislación de protección de datos cambió hace un par de años.

Vamos a suponer igualmente que el que más o el que menos hizo los deberes e hizo el esfuerzo de «adaptarse» a la nueva normativa es decir el Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos o RGPD (esto ya es mucho suponer).

Y realizado el esfuerzo (los que lo hicieron) ahora muchos se preguntan ¿hay que hacer auditoría? ¿dónde lo dice? ¿cada cuánto? Y es cuando uno tiene que deshacerse en explicaciones de por qué sin revisión, auditoría o como lo queramos llamar, no existe cumplimiento.

Estamos en enero, mes de buenos propósitos: dietas y matrículas en los gimnasios. La gestión de la privacidad es como el cuerpo humano: hay que cuidarlo y es agradecido. Si te das el atracón y no lo trabajas después, se malogra, se lesiona, enferma y de nada vale apuntarse al gimnasio un mes porque los milagros, por lo menos en este terreno, no existen. Con la privacidad sucede lo mismo. Mayo de 2018 y meses anteriores y posteriores: atracón de privacidad. Algunos desde entonces no han vuelto sobre ello. Craso y grave error. Eso no es cumplir.

Dicen los entrenadores que más vale poco y continuado que no la paliza «de dominguero». Para que el cumplimiento sea eficaz tiene que ser constante y revisable. No hay norma que no requiera ser revisada en el tiempo.

La obligación: Por establecer una base legal nos tenemos que referir de forma obligatoria a una serie de artículos del RGPD:

El artículo 24 dije que las medidas técnicas y organizativas «se revisarán y actualizarán cuando sea necesario». El artículo 32, por su parte obliga a que responsables y encargados apliquen medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al reisgo que en su caso incluya, entre otros… un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento».

Ahí tenemos la obligación de «auditoría», sin periodicidad definida pero sí orientativa: cuando sea necesario» y para «garantizar la seguridad del tratamiento».

Si buceamos en sistemas de gestión de la seguridad de la información como la ISO 27001 o el Esquema Nacional de Seguridad comprobaremos que las revisiones son, en general, anuales. Anualmente se revisan partes de los sistemas y cada tres años, se revisan en su totalidad (en el caso de las ISOs para renovar la certificación).

La periodicidad: La normativa anterior establecía una obligación de auditoría al menos cada dos años o cuando existieran cambios en los sistemas de información. Dos años puede ser una orientación pero consideramos que no es suficiente dado el ritmo de las actividades de las entidades: Si en dos años no hacemos nada, es posible que a los dos años tengamos que volver a empezar. Por ello habría que establecer dos pasos:

– Procesos de revisión constantes y periódicos, supervisando si se hacen las cosas bien, aplicando el principio de seguridad desde el diseño y por defecto y en definitiva, estando encima. Parece mentira pero con todo y con eso, cuando uno revisa, siempre salen «cosas».

– Procesos de auditoría bien globales o parciales (p.e. por actividades de tratamiento estratégicas o críticas para el negocio) que constaten que lo que allí se hace es conforme con la norma y que garantiza adecuadamente la seguridad de los datos personales. Una revisión cada dos años puede estar bien en organizaciones donde no haya grandes cambios y siempre que se realice una revisión constante. En otras, la frecuencia debería ser anual…

Si seguimos con los símiles es algo así como la limpieza diaria y la general. Si uno sólo limpia una vez al año, es posible que lo que encuentre sea algo más que pelusas… E incluso limpiando a diario, la limpieza general es necesaria. Así debe ser la gestión de la privacidad: algo diario, interiorizado en las organizaciones como un elemento más de su gestión empresarial. De esta forma las auditorías no tienen por qué dar miedo sino que serán un instrumento de mejora continua, de reflexión profunda (y más si lo ven «otros» ojos) y de cumplimiento real.

Y muchos nos dicen: «yo soy una pyme, en mí no se fijará nadie». Otro gran error. El incumplimiento acecha a la vuelta de la esquina y el incumplimiento por ignorancia no está recogido como «atenuante».

Por lo tanto, para coger «músculo» en esto de la protección de datos hay que ejercitarlo. Y no hay mejor ejercicio que la revisión permanente y la conciencia de que lo que tenemos entre manos es un derecho fundamental que merece todo nuestra atención y respeto.

Paz Martin

28 de enero de 2020

#losdetallesimportan

Paz Martin

Las cookies, el consentimiento y las multas que vienen: si no quieres cookies, no te las comas

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O de cómo el RGPD llegó también a las cookies

Desde que entró en funcionamiento el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR) cualquier recogida de datos personales exige un por qué «legítimo».

Las cookies, además de ser esas galletitas adorables que se comen, son también un medio para recoger datos personales durante la navegación por Internet. Algunas cookies sirven para que no tengamos que elegir idioma cada vez que entramos a una web, por ejemplo. Pero otras, tienen como misión acompañarnos en nuestra navegación y perfilar nuestras preferencias; ahora visitas un periódico, ahora haces la compra, ahora te metes en los deportes, ahora buscas un viaje… Es una forma, bastante eficaz, de conocer los hábitos y preferencias de los usuarios. Pero claro, si de esa monitorización no nos enteramos, parece que la cosa no se está haciendo bien.

¿Por qué? Porque según establece la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE) se pueden instalar cookies pero «a condición de que los destinatarios hayan dado su consentimiento después de que se les haya facilitado información clara y completa sobre su utilización, en particular sobre los fines del tratamiento de los datos«.

Ese consentimiento, con el RGPD, ha de ser expreso. Es más debe darse opción a los usuarios para que se opongan a la instalación de las mismas. Es decir, si no quieres cookies, «no te las comas».

La Agencia Española de Protección de Datos está trabajando en una nueva guía de cookies que sustituirá a la anterior. En ella probablemente nos aclararán qué fórmulas de consentimiento son aceptables y cuáles no, cómo rechazar las cookies y cómo configurarlas. Se había anunciado para este verano pero parece que se ha retrasado un poco.

No obstante, se acaba de dictar la primera resolución tras un procedimiento sancionador (PS/00300/2019) que impone una multa de 24000 euros a la compañía VUELING AIRLINES, S.L. . La sanción viene por no dar la opción de oponerse a la instalación de cookies al usuario más allá de remitirle a la configuración de los navegadores para que las bloqueen.

La AEPD afirma: «no se facilita un sistema de gestión o panel de configuración de cookies que permita al usuario eliminarlas de forma granular. Para facilitar esta selección el panel podrá habilitar un mecanismo o botón para rechazar todas las cookies, otro para habilitar todas las cookies o hacerlo de forma granular para poder administrar preferencias. A este respecto se considera que la información ofrecida sobre las herramientas proporcionadas por varios navegadores para configurar las cookies sería complementaria a la anterior, pero insuficiente para el fin pretendido de permitir configurar las preferencias en forma granular o selectiva.»

Es decir que la propia AEPD ya nos está diciendo cómo configurar las cookies:

1.- Consentimiento explícito (como no podía ser de otra forma) con posibilidad de aceptar todas o rechazar todas las cookies.

2.- Consentimiento granular: es decir que sea posible elegir unas sí y otras no (a lo mejor no me importa que se hagan estadísticas de mi navegación pero sí me importa que me inserten cookies de terceros con fines comerciales)

3.- Información y transparencia: informar siempre y dejar claro qué cookies hay y que sea el usuario el que pueda elegir.

Abro aquí un paréntesis: puesto que «Internet somos todos», yo siempre pienso, no ya en los que nos dedicamos a esto, sino en los usuarios que todavía no saben para qué sirven las cookies (que son muchos, ojo). Si hasta la fecha creo que no he conocido a nadie (salvo insisto, los del gremio) que no le dé al «seguir navegando» o «aceptar cookies» sin leer ni una línea, me pregunto cómo explicarles, claramente, qué cookies hay, cuáles son necesarias y cuáles no, cuáles son de terceros y para qué sirven para que, con toda la información puedan aceptarlas o rechazarlas. Más de uno, ante un «pop up» amenazador con tres o cuatro botones saldrá de la página y dirá «quita, quita que me ha salido una cosa muy rara». Una vez más, habrá que ir educando al consumidor.

Hasta la fecha, todas las denuncias sobre el tema habían dado lugar a un «apercibimiento» como mucho por parte de la Agencia Española de Protección de Datos; algo así como un tirón de orejas con propósito de enmienda. Parece que la racha ha terminado y toca ponerse las pilas.

Entre la esperada guía, las sanciones y estas pautas (además de lo que han ido marcando otras autoridades de control de otros países) ya no tenemos excusa para ponernos manos a la obra…

Así que, si no quieres cookies… no te las comas.

Paz Martin

11 de octubre de 2019

#losdetallesimportan

Paz Martin

La privacidad en el puesto de trabajo

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La seguridad empieza por quienes tratan la información: los empleados

Un día cualquiera, en una oficina cualquiera.

Nos paseamos por los puestos de trabajo. Es la hora de comer pero tenemos una reunión. Los ordenadores están encendidos y se ven las pantallas. Las mesas tienen documentos y papeles. Muchas notas en post its. Nos acercamos: un listado de clientes por aquí, un par de nombres con sus respectivos teléfonos por allá. En algunos casos, incluso alguna contraseña… En alguna esquina, normalmente cerca de la impresora se acumula una pila de «papel sucio»: dicen que les da pena tirarlo y lo utilizan para «notas». Le damos la vuelta, son emails de trabajo, informes, facturas que no valen… En la propia impresora se acumulan documentos que todavía no han sido recogidos…

Lo que acabamos de describir no es extraño. De hecho es bastante frecuente encontrarlo en pequeñas, medianas y grandes empresas. Probablemente en estas empresas hicieron los deberes e iniciaron el camino de adaptación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Deseablemente existirán medidas de seguridad para proteger la información. Seguramente exista un responsable informático, de calidad o de seguridad que vea estas cosas y se tire de los pelos…

Y es que cuando hablamos de seguridad, aunque tengamos que hacer planteamientos holísticos que requieren a menudo inversiones y medios, también tenemos que mirar hacia dentro, hacia el último eslabón y erradicar las malas prácticas que se arrastran normalmente por pura comodidad. Como me tengo que levantar muchas veces, no bloqueo el ordenador; es que nos tenemos que aprender tantas contraseñas que se me olvidan; es que nos da pena tirar el papel sucio… En definitiva, sin malas intenciones y sin reparar en las consecuencias, abrimos «agujeros negros» y exponemos la seguridad y la confidencialidad de la información a riesgos innecesarios y fácilmente evitables.

¿Qué hacer?

Podemos hacer muchas cosas, algunas de ellas un poco impopulares porque son incómodas. Aquí algunos consejos:

1.- Concienciar. Si nuestros empleados y colaboradores no entienden que las malas prácticas suponen un riesgo, no moverán un dedo para solucionarlas. Hay que contarlo a través de formación presencial u online. Suena muy reiterativo pero a fuerza de insistir, las personas terminan mentalizándose. Los números son elocuentes: en una plantilla formada y concienciada existe un riesgo mucho menor por ejemplo de que se abran correos maliciosos.

2.- Establecer políticas y normas. Redactar una política que incluya unos mínimos tendrá dos efectos:

  • Transmitir de forma clara cuáles son las normas internas en materia de seguridad.
  • Demostrar en caso de incumplimiento que hemos establecido «reglas»

3.- Automatizar procesos: bloqueo automático a los pocos minutos, cambio de contraseñas periódico, buzones personales en las impresoras, monitores bien orientados en puesto de paso o de atención al público… Pero también poner destructoras y buzones cerrados para la destrucción confidencial de información. Tal vez sea molesto al principio pero son mínimos irrenunciables. Todo aquello que se pueda configurar «por defecto», hágase. Si esperamos que las personas lo hagan voluntariamente, con el tiempo, no se hará.

4.- Vigilar el cumplimiento. Si nadie denuncia estas situaciones, no se corregirán. Y si se producen, insistir en la formación. En el peor de los casos y ante incumplimientos muy graves la legislación laboral tiene respuestas. Probablemente no hará falta, pero habrá que señalar las cosas que se hacen mal y corregirlas.

5.- Suprimir el papel. En la medida de lo posible, ya que no en todos los negocios es viable. El planeta nos lo agradecerá y evitaremos que en la vida de un documento en papel desaparezcan los múltiples riesgos asociados: dónde se guarda, quién accede, cómo se destruye, etc. Si el papel es imprescindible que sea el mínimo, que tenga su lugar de almacenamiento (a ser posible con llave) y normas claras de uso.

Se dice constantemente que, en seguridad, el eslabón más débil de la cadena siempre es el usuario. No lo descuidemos. Ayudemos entre todos a crear un entorno seguro. Todos los días surgen nuevas amenazas: informemos de ellas y demos herramientas para detectarlas.

La responsabilidad proactiva que nos exige el RGPD empieza por aquí…

Madrid, 2 de octubre de 2019

Paz Martin

LEGAL THINGS ABOGADOS

Paz Martin

Lo que hemos aprendido en un año de RGPD: la privacidad importa

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De la desidia del dato a la catarsis colectiva

25 de mayo de 2018: ni un solo asesor de este país (y seguramente del resto de los países de la Unión Europea) durmió tranquilo. Es más, probablemente ni durmió. Aquello parecía una carrera contra reloj. Parecía que el filo de la guillotina sancionadora caería ese mismo día y el que no estuviera adaptado ardería en los infiernos de las autoridades de control…

Lo curioso fue que aquellos a los que la privacidad no les había importado hasta la fecha, fueron los que más prisa metieron a sus asesores para “adaptarse”.

Acciones masivas de petición de consentimiento (alguna innecesarias) enviadas el 24 de mayo por la noche, cláusulas informativas, contratos, registros de actividades de tratamiento, análisis de riesgos, políticas, procedimientos de brechas y derechos…

Y llegó el día 26, el 27…. Y no pasó nada… Ya lo sabíamos.

Bueno sí paso, pasó que por fin la privacidad importa. Y sólo por eso ha merecido la pena.
Hemos ganado en transparencia: ahora nos informan mejor y más claro (algunos se pasan y han convertido pequeños textos en verdaderos tratados de privacidad.
Hemos ganado en buenas prácticas :nos piden el consentimiento para todo, incluso cuando el consentimiento no es necesario…
El cumplimiento es un poquito más real que antes: ya no hablamos de carpetas y modelos cubiertos de polvo (físico o virtual pues pocas carpetas físicas se ven ahora). Ahora se trata de hacer las cosas bien, de que los datos se respeten, se conserven adecuadamente, se informe bien, se atiendan los derechos. No sólo que conste en algún documento…

Por fin la protección de datos ha trascendido el departamento legal o de informática de las empresas y se ha convertido en cosa de todos. Hemos ganado las personas.

Y más allá de las obligaciones establecidas en el RGPD y posteriormente en la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y de garantía de derechos digitales, las empresas han tomado conciencia que los datos personales hay que protegerlos porque protegen derechos fundamentales: porque en un mundo tan hiperconectado, tan expuesto a través de Internet y redes sociales, donde nuestros datos se cruzan y hasta nuestro banco o Facebook sabe más de nuestros gustos que nosotros mismos… las personas seguimos teniendo nuestro reducto de intimidad que merece y debe ser protegido.

El RGPD también ha servido para concienciar a las personas de que una vez que difundan sus datos, a veces es difícil controlarlos, pero no imposible pues existen derechos. Y estos derechos tienen que ser satisfechos por aquellos que tienen nuestros datos.
No obstante, no cantemos victoria. Somos como somos y muchos hicieron los deberes y se han relajado. Y no, toca estar encima, revisar, controlar, auditar, mejorar.

No hay procedimiento de cumplimiento normativo que se precie que sea estático. Es más, es preferible ir poco a poco. La responsabilidad proactiva nos exige estar encima: no sirve hacer dieta un mes: hay que llevar una alimentación saludable. Los resultados a lo mejor no son inmediatos pero a largo plazo es infinitamente mejor.

Por eso, un año después debemos reflexionar:

1.- ¿Nos sigue importando la privacidad o nos lo tomamos como un trámite que había que cumplir? ¿Fue la dieta del bikini o un plan a largo plazo de cumplimiento real? El propio RGPd exige revisión y mejora continua así que más importante que haber corrido en el 2018 es seguir alerta, revisando y actualizando los tratamientos de datos.

2.- ¿Seguimos concienciando a nuestro personal de forma periódica? Una charla se olvida. Además, siempre hay aspectos de seguridad, de organización o de negocio que afectan a los datos personales sobre los que merece la pena insistir.

3.- ¿Hemos revisado cómo lo estamos haciendo? Un año después es buen momento. Aunque el RGPD ya no establece una periodicidad concreta en las auditorías, todos los sistemas de gestión de la seguridad de la información establecen controles anuales, mejor externos aunque lo importante es la revisión.

4.- ¿Estamos documentando la respuesta a la petición de derechos? Los derechos de las personas son importantes y garantizar su atención, prioritario.

5.- Tal vez es momento de actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento. Muchas empresas se basaron en los ficheros que históricamente tenían declarados ante la Agencia Española de Protección de Datos pero probablemente se pueda “profundizar” un poco más. La responsabilidad proactiva también exige reflexionar sobre esto.

6.- ¿Tenemos los mismos riesgos que el año pasado? También tenemos que actualizar el análisis de riesgos pues es posible que los de cumplimiento hayan disminuido pero existan otros nuevos. O incluso que podamos actualizar la valoración.

7.- ¿Hemos tenido alguna brecha de seguridad? En caso afirmativo ¿ha funcionado el procedimiento que establecimos? Si no hemos tenido brechas ¿estamos documentando las incidencias?

8.- ¿Existen tratamientos de datos personales nuevos? En caso afirmativo, ¿se informa desde la recogida y si procede, se solicita el consentimiento explícito? Según el tipo de datos y sus circunstancias, tal vez es necesario realizar una Evaluación de Impacto.

9.- ¿Se han firmado contratos con todos los proveedores con acceso a datos? Aunque si existían antes existe una moratoria hasta 2022, conviene que dichos contratos se actualicen al RGPD y sobre todo, en aquellos proveedores tecnológicos, que especifiquen las medidas de seguridad que van a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos a los que tendrán acceso por el servicio prestado.

10.- En definitiva, ¿nos sentimos cómodos con el sistema de gestión de la privacidad que hemos establecido? A lo mejor tenemos que hacer algunos cambios, actualizar responsabilidades, etc. Nada es inamovible. Lo importante es que…

#laprivacidadimporta

 

Mayo de 2019
Paz Martin
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