Protección de datos

Se aprueban medidas urgentes para cumplir con el RGPD

El RGPD comenzó su andadura el pasado 25 de mayo pero para que se pueda aplicar plenamente, hacen faltan algunas medidas internas.

El lunes 30 de julio y con las maletas a punto para las vacaciones, el Boletín Oficial del Estado ha publicado el Real Decreto-ley 5/2018 de 27 de julio de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos, es decir el RPGD.

¿Por qué esto y ahora?

Porque el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos remite en su articulado a la legislación interna de los estados miembros para determinados aspectos -entre ellos el procedimiento sancionador- y una nueva Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) recogerá dichos aspectos.

Dicha nueva LOPD está todavía en el horno. Es decir que debiendo haber estado lista el pasado 25 de mayo (ya sabíamos que no llegaba a tiempo) se la espera al menos, para finales de año. Pero mientras tanto la vida sigue y, o aplicábamos antigua LOPD en lo no compatible con el RGPD o nos ponían un «parche» hasta la llegada de la tan ansiada nueva LOPD.

Dicho lo cual, el Real Decreto-ley reseñado recoge básicamente lo siguiente:

1.- Quién tiene competencias para inspección en materia de protección de datos
(artículos 1 y 2)

2.- Régimen sancionador en materia de protección de datos
(artículos 3 a 6)

3.- Procedimientos en caso de posible vulneración de la normativa de protección de datos
(artículos 7 a 14)

Establece igualmente una disposiciones finales entre las que destacan la Disposición transitoria segunda sobre los contratos de encargo de tratamiento (sí esos que las empresas están recibiendo de forma constante en las últimas semanas) y confirma lo que ya decía el proyecto de LOPD: RELAX (esto no lo dice pero se deduce). Los contratos de encargo de tratamiento suscritos antes del 25 de mayo de 2018 bajo el antiguo artículo 12 de la antigua LOPD, mantendrán su vigencia hasta su fecha de vencimiento y si es indefinida hasta el 25 de mayo de 2022.

Dicho lo cual, el que no haya adaptado los contratos, tiene tiempo aunque no conviene dormirse. No obstante, ahí queda y sigue diciendo el artículo que durante estos plazos cualquiera de las partes puede exigir a la otra la modificación del contrato para que se adapte al RGPD, contratos que ahora incluyen más garantías para ambas partes.

Algunas reflexiones:

Al referirse al régimen sancionador se dedica un artículo (el 6) a la prescripción de las sanciones y sorprendentemente se mantiene el baremo de multas que se aplicaba bajo la anterior LOPD aunque sin hacer referencia a su grado (leve, grave o muy grave). ¿Qué lectura podemos hacer? Pues que la Agencia Española de Protección de Datos seguirá aplicando criterios sancionadores similares a los que aplicaba hasta la fecha sólo que sin el techo de los anteriores 600.000 euros. Es una reflexión que tal vez se confirme con la nueva LOPD o no.
Mientras tanto, las infracciones «normales» (es decir las que pueden ser sancionadas con hasta 10 millones de euros) prescribirán en dos años. Y las muy graves (hasta 20 millones en tres años.

Las sanciones prescribirán de la siguiente forma:

a) Hasta 40.000 euros, en un año
b) de 40.001 a 300.000 en dos años
c) Más de 300.001, en tres años.

Ya tenemos procedimiento sancionador para ir tirando con los nuevos procedimientos que se pongan en marcha. La seguridad jurídica es importante.

Necesitamos la nueva LOPD para otras cuestiones para dejar el menor espacio a las interpretaciones sobre la vigencia de la ya obsoleta LOPD anterior.

Superado el «trauma» del 25 de mayo, todos empezamos el rodaje del RGPD. Las empresas empiezan a entender cuáles son sus obligaciones más importantes. Lo importante, que no se nos olvide: proteger los derechos de las personas y el derecho a la privacidad, que hoy en día, es uno de los que más necesitados se encuentra.

Paz Martín
31 de julio de 2018

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y los despachos de abogados. 6 de abril. ICAM

LEGAL THINGS ABOGADOS tiene el honor de participar en el evento de APROED (Abogados y ciudadanos pro Estado de Derecho) que tendrá lugar el próximo 6 de abril en el Salón de Actos del Ilustre Coelgio de Abogados de Madrid y que tiene como objetivo abordar las novedades del nuevo Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos, RGPD en los despachos de abogados. La entrada será gratuita.

Nuestra Directora Paz Martin expondrá los retos a los que se enfrentan los grandes despachos con especial atención en la figura del Delegado de Protección de Datos.

Compartirá mesa con los reputados especialistas D. Carlos Galán y D. Angel Juárez en una jornada de actualidad por la inminencia en la entrada en vigor de la nueva legislación sobre protección de datos.

Abril 2018
#losdetallesimportan

Cómo analizar los riesgos para cumplir con el RGPD

Todas las empresas (también las pequeñas) deben enfocar el cumplimiento de la privacidad desde el riesgo.

 

Se ha generado una pequeña confusión entre la obligación de hacer análisis de riegos y la obligación de hacer una evaluación de impacto.

Son dos conceptos diferentes: el análisis de riesgos será obligatorio en todo caso. La evaluación de impacto sólo será necesaria en determinados casos.

La Agencia Española de Protección de Datos acaba de publicar dos guías que forman parte del paquete de “ayuda” a los Responsables y Encargados de tratamiento, es decir a empresas, profesionales e instituciones (públicas o privadas) que realizan tratamiento de datos personales y deben cumplir con el Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD).

 

Las guías ayudan, aclaran algunos conceptos y pueden servir como herramientas metodológicas muy muy simples (al menos la de análisis de riesgos) para realizar el análisis de riesgos que en principio todo Responsable de tratamiento debería hacer en cumplimiento de dos principios acuñados por el RGPD: el de accountability o responsabilidad proactiva y el de privacidad desde el diseño y por defecto. Nos ofrece algunas pistas que nos pueden resultar útiles para abordar el cumplimiento del RGPD.

 

En efecto, el RGPD se refiere en diferentes artículos de su texto al riesgo, a la adopción de medidas de seguridad teniendo en cuenta el riesgo y en definitiva a un enfoque completamente distinto al que conocíamos hasta ahora. Enfoque en el que las exigencias de seguridad nos igualaban a todos “por arriba” sin tener en cuenta las circunstancias de una pyme o de una compleja multinacional.

 

Es evidente que hoy en día ninguna actividad se entiende sin la gestión de riesgos: económicos, patrimoniales, de negocio… La protección de datos no podía abstraerse a este escenario y exige que los responsables de tratamiento sean conscientes de lo que tienen entre manos para de esta forma actuar en uno u otro sentido.

 

Para gestionar riesgos (cualesquiera) hay que seguir tres pasos diferenciados:

  • Identificar amenazas
  • Evaluar los riesgos
  • Tratar los riesgos

Digamos que este es el esquema básico de cualquier tratamiento de riesgo.

En materia de protección de Datos podríamos movernos en los dimensiones:

A) Los riesgos asociados a la protección de la información

B) Los riesgos asociados al cumplimiento de los requisitos regulatorios relacionados con los derechos y libertades de los interesados.

A) Riesgos asociados a la protección de la información

 

Todos los esquemas de seguridad de la información suelen identificar las amenazas en tres planos:

  • La confidencialidad
  • La integridad
  • La disponibilidad

 

Es decir, pueden existir amenazas que afecten a la confidencialidad, a la integridad y a la disponibilidad independientemente o a la vez pero en definitiva habrá que adoptar aquellas medidas necesarias para garantizarlas.

 

Un simple ejemplo: una medida que garantiza confidencialidad será, por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad que firma un trabajador pero también una política correcta de accesos.

 

La integridad se verá protegida con esa misma política de accesos y de roles en la organización para evitar que los datos sean alterados (imaginemos lo importante que puede ser que en un historial médico no se alteren por ejemplo los miligramos de un medicamento que se le está dispensando a un paciente de un hospital). Las medidas de seguridad que se adopten deberán garantizar el mínimo privilegio, el registro de los mismos y la trazabilidad de los accesos para que se deje constancia, en cada momento, de quién accede a qué.

La disponibilidad implica que el caso de un evento que implique una destrucción imaginemos de los datos, podamos garantizar que el negocio continúa (de ahí la importancia de las copias de seguridad) en el menor tiempo posible. En algunos negocios (cada vez menos) la copia semanal puede ser suficiente pero en la mayoría la copia diaria es imprescindible. También las pruebas periódicas de restauración son importantes no sea que descubramos que las copias de seguridad no se están haciendo correctamente…

 

Y para identificar esta amenazas tenemos que:

  • Conocer el negocio: volviendo al ejemplo no es lo mismo un hospital que una pequeña clínica
  • Conocer el sector
  • Conocer las medidas de seguridad

 

Las amenazas serán esas situaciones, eventos o hechos que puedan afectar a esos tres parámetros y de ellas se derivará un riesgo (con una valoración en términos de probabilidad e impacto) que habrá que tratar. Ni más ni menos.

 

Son especialmente útiles en este sentido los estándares de seguridad de la información (Esquema Nacional de Seguridad, ISO  27001 y similares) que permiten analizar y abordar esta parte de los riesgos desde el rigor y la objetividad.

B) Existirán por otro lado, los riesgos asociados al cumplimiento de requisitos regulatorios relacionados con los derechos y libertades de los interesados.

 

La propia Agencia sugiere dos amenazas en este sentido:

  • Procedimientos de satisfacción de derechos
  • Garantías de los principios:
    • Ausencia de legitimidad para el tratamiento de los datos personales
    • Tratamiento ilícito de los datos personales

 

Pero estas dos amenazas se han de traducir en un haz de cuestiones que todo responsable de tratamiento debe analizar:

 

  • Cómo se recogen los consentimientos
  • Cuáles son las bases jurídicas del tratamiento
  • Sus relaciones con terceros
  • Cómo se informa
  • Cómo se contesta a los derechos
  • Cómo se garantizan los principios recogidos en el artículo 5 RGPD

El análisis de riesgos puede ser tan simple o complejo como se quiera pero desde luego enfocado a un negocio concreto, a unas circunstancias concretas que cada asesor, auditor, responsable o DPO debe tener en cuenta.

 

Y ojo, que el análisis de riesgos puede ser una foto fija pero el tratamiento de los mismos no. Sólo en un proceso de comprobación, verificación y evaluación continua se conseguirá minimizar los riesgos y abordarlos de la forma más adecuada a cada organización.

 

Paz Martín

 

Abogado

CDPP

9 de marzo de 2018

 

 

 

 

Las siete cosas que toda pyme debe hacer para cumplir con el nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD)

Quedan justo tres meses para que el Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) entre en pleno funcionamiento. El 25 de mayo culmina el proceso que comenzó hace unos años… y también comienza todo: un nuevo cumplimiento, un nuevo enfoque en la privacidad, un nuevo reto para las empresas cualquiera que sea su tamaño.

Las estadísticas dicen que la mayoría de las empresas todavía no han hecho nada al respecto, ni tan siquiera pensar sobre ello. Muchas por desconocimiento, otras porque creen que el RGPD no les afecta y otras muchas porque necesitan todavía ese «tiempo emocional» para asumir que nos encontramos ante un importante cambio, sobre todo, de mentalidad.

Pero elucubraciones aparte, hay siete cosas que sí o sí toda pyme debe hacer sin mucha dilación, aquí las resumimos. Vaya por delante que las obligaciones no son iguales para todos pues el enfoque del RGPD se basa en el riesgo y desde luego no debe abordarse igual una pequeña compañía B2B que una pyme que realiza análisis de perfiles o que trata con datos de salud (ahora incluidas en las llamadas «categorías especiales de datos»). No vamos a describir todas las obligaciones del RGPD pero sí las fundamentales y comunes a prácticamente todas las compañías:

1.- Confeccionar un registro de actividades de tratamiento. El registro se convierte en el verdadero manual interno de los tratamientos de la empresa: debe incluir la descripción de los tratamientos, los fines, los destinatarios, los plazos de supresión y las medidas técnicas y organizativas… ¿no nos recuerda mucho al hasta ahora obligatorio Documento de Seguridad? Lo de menos es cómo lo llamemos, lo importante es tener recogida esta información y todavía más importante, cumplir su contenido.

2.- Crear los procedimientos para satisfacer los nuevos derechos (portabilidad y limitación) además de los ya existentes de acceso, rectificación, oposición y supresión.

3.- Crear un procedimiento de detección y notificación de brechas de seguridad pues ahora las brechas deberán comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos.

4.- Revisar la base que legitima el tratamiento de los datos: en unos casos será el consentimiento (eso sí explícito y por finalidades), en otras la ejecución de un contrato, en otras el cumplimiento de una obligación legal y en otras, el interés legítimo. Habrá que tener claro cada caso.

5.- Actualizar las cláusulas de información a la hora de recoger datos: ahora hay que informar de más cosas. Tan sencillo como modificarlas.

6.- Actualizar los contratos de encargo de tratamiento pues ya no nos podemos despachar con aquellas sencillas cláusulas del artículo 12 de la LOPD… Ahora toca describir las actividades de tratamiento que encargamos al tercero y las medidas que le exigimos…

7.- Reflexionar sobre si necesitamos un Delegado de Protección de Datos (DPO) o es aconsejable o si simplemente es suficiente con tener un responsable que supervise el cumplimiento de la privacidad.

No olvidemos que el principio que destila todo el Reglamento es el de «accountability», responsabilidad proactiva. Debemos hacer las cosas bien, ser capaces de demostrarlo y buscar la mejora continua en las cuestiones de privacidad.

Siete puntos que si mínimamente se abordan, se puede decir que empezamos a alinearnos con el RGPD… Pero ojo, hay otras cuestiones: evaluaciones de impacto, procedimientos transfronterizos… Seguiremos abordándolas. De momento, manos a la obra. Aquí estamos los profesionales para ayudar en este «tránsito».

25 de febrero de 2018
Paz Martín

Día Europeo de la Protección de Datos: Quedan 117 días para el RGPD ¿Está preparado para el cambio?

Ahora sí que sí. Este es el año. Y este día nos tiene que servir para reflexionar sobre qué estamos haciendo en nuestras organizaciones para cumplir con la nueva legislación de protección de datos: el nuevo Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD).

Hoy 28 de enero es un día especialmente importante porque en este año asistimos a un cambio normativo sin precedentes en la regulación de la privacidad. Todos, empresas y ciudadanos, debemos conocer su alcance.
La Agencia Española de Protección de Datos ha sido fértil en los últimos meses en la publicación de guías y documentos de ayuda. Con motivo de este día ha preparado, entre otras cosas, una infografía que resume los derechos de los ciudadanos.

Pero ¿y las empresas? ¿saben ya el alcance de las nuevas obligaciones? Recordemos sucintamente algunas de las obligaciones que toda entidad que realice tratamiento debe cumplir:

1.- El registro de actividades de tratamiento: ¿sabemos los datos que tratamos y cómo los tratamos? El RGPD obliga a llevar un registro de actividades de tratamiento con una información mínima.
2.- El cumplimiento del principio de responsabilidad proactiva. Las organizaciones deben ser capaces de demostrar que se preocupan de los datos que tratan. No es suficiente un cumplimiento formal: hay que demostrarlo día a día.
3.- La revisión de los consentimientos y de las cláusulas de información: los consentimientos por silencio o por defecto ya no son válidos. Ahora tienen que ser específicos para finalidades concretas. Además, ahora hay que informar de algunos nuevos aspectos del tratamiento. Esto exige una revisión de las cláusulas de información y de las formas de recogida de los consentimientos.
4.- La revisión de las relaciones y contratos con terceros con acceso a datos. La elección de un encargado de tratamiento es, en sí misma, una responsabilidad pues debe reunir unas condiciones mínimas y recogerlas en un contrato. Más que nunca debe revisarse y actualizarse la relación de encargados de tratamiento de las organizaciones.
5.- La realización de análisis de riesgos. El nuevo RGPD se enfoca sobre la base del riesgo de los tratamientos y si bien y según la propia Agencia Española de Protección de Datos, el 75% de las empresas españolas tienen datos de riesgo bajo, éstas tienen que ser conscientes de cuáles pueden ser sus riesgos a la hora de tratar datos (y por cierto, aquí el tamaño no importa sino la categoría de los datos y sus «circunstancias»).
6.- La creación de procedimientos para la notificación de brechas de seguridad. Si la organización sufre una «brecha de seguridad» habrá que notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos a las 72 horas de haber tenido conocimiento. Esto exige crear un procedimiento de detección e identificación de las incidencias así como su gestión y comunicación y por supuesto, subsanación.
7.- La satisfacción de los nuevos derechos: limitación y portabilidad (además de los ya existentes). Nuevos derechos cuya petición debe atenderse. ¿Saben las empresas cómo? Tendrán que tenerlo previsto.
8.- La designación de un Delegado de Protección de Datos en los casos que establece el RGPD. No en todos los casos pero sí habrá organizaciones que lo necesiten y a ser posible acreditado.

¿Están las empresas grandes y pequeñas preparadas? Parece que no. Y quedan cuatro meses escasos…

Aunque suene a tópico las multas son muy elevadas (20 millones de euros o el 4% de la facturación mundial en los casos más graves). La propia Agencia Española de Protección de Datos ha afirmado que las nuevas exigencias se «aplicarán con flexibilidad pero con rigor» y es que el 25 de mayo está a la vuelta de la esquina. Ojo, no se trata de «empezar» el 25 de mayo sino que en esa fecha ya se debería estar cumpliendo… No hay régimen transitorio pues desde que se publicó el RGPD (en 2016) hemos tenido dos años para concienciarnos, sensibilizarnos y preparar nuestras organizaciones.

Ya no hay excusas: si hasta ahora en su organización no se ha afrontado el cambio, es necesario abordarlo. Recordemos que el derecho a la privacidad es un derecho fundamental y si cada de uno de nosotros reflexiona a título personal coincidiremos que en estos tiempos que corren agradeceremos que nuestros datos estén un poco más seguros.

Paz Martín

Legal Things Abogados

28 de enero de 2018

Día Europeo de la Protección de Datos